Soy Rafel Roig, nacido en Ulldecona (Tarragona) en 1981. Pertenezco a una de las primeras generaciones donde el hecho de tener un ordenador personal en casa empezaba a ser normal. A los 16 años tuve mi primer trabajo de verano como técnico de reparación de ordenadores Apple. Curiosamente, en Cataluña había 4 tiendas Apple en ese momento, Barcelona, Girona, Lleida y Ulldecona.

Conseguí este trabajo sólo por el hecho de que era uno de los pocos clientes domésticos y del municipio de la tienda Apple, pues su negocio estaba focalizado en la industria cerámica de la provincia de Castellón (Ulldecona limita Cataluña con la Comunidad Valenciana) y en aquellos momentos el uso de ordenadores Apple estaba muy poco extendido en los hogares.

Ya entonces pude comprobar la diferencia de formatos y la complejidad de interoperar entre los dos principales sistemas operativos y herramientas ofimáticas de aquellos momento: Microsoft y Apple. También he podido comprobar como, con el paso del tiempo, los documentos electrónicos que preparé para trabajos de clase del Instituto o la Universidad he perdido la oportunidad de abrirlos debido a la obsolescencia tecnológica.

documento electrónicoConvencido de que en el futuro todo debía poderse basar en una relación telemática y sobre la base de documentos electrónicos que se puedan abrir con el mismo contenido y forma durante el tiempo que sea requerido, y ante la eficiencia clara que aportan a los procesos y el respeto con el medio ambiente, he centrado mi carrera profesional en evitar que los ordenadores se conviertan en meros sustitutos de las máquinas de escribir.

Ahora, con unas leyes y unas tecnologías de gestión documental y firma electrónica maduras, el documento electrónico con validez jurídica puede ser una realidad y, por tanto, tenemos por delante una oportunidad clara de que cualquier tipo de documento pueda basarse en soporte electrónico. Ahora bien, hay que hacerlo bien y eso implica impulsar en una organización, pública o privada, un proyecto pluridisciplinar complejo.

En este ámbito, desde AGTIC Consulting, una empresa de la que soy socio, nos dedicamos al asesoramiento en la implantación de la gestión del documento electrónico y la relación telemática con validez jurídica. Tenemos conocimiento en las 5 disciplinas que consideramos clave en este tipo de proyectos:

1. Tecnológico, porqué es evidente que son requeridas herramientas tecnológicas que gestionen y preserven los documentos electrónicos y permitan la relación telemática.

2. Gestión documental, porqué sin unos adecuados instrumentos archivísticos que nos ayuden a configurar los sistemas informáticos, difícilmente clasificaremos y describiremos los documentos para facilitar su gestión, explotación y preservación posterior. Nos referimos, entre otros, al cuadro de clasificación, el vocabulario de metadatos, el catálogo de formatos documentales o el catálogo de tipologías documentales.

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3. Organizativo, porqué el documento electrónico cambia el paradigma de cómo hemos venido haciendo las cosas hasta ahora y no se trata de informatizar lo que hacemos en papel, sino de aprovechar las ventajas que nos confiere el documento electrónico.

4. Seguridad de la Información, porqué en un mundo cada vez más globalizado, donde las ciberamenazas pueden suponer la suplantación de la identidad y la modificación fraudulenta a gran escala de información y documentos y las relaciones se realizan por medios telemáticos, hay que establecer la seguridad adecuada para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la información, así como la resiliencia de los sistemas informáticos.

5. Jurídico, porque hay que el cumplimiento de las normativas vinculadas a los documentos que se gestionan determinante, por ejemplo, el tiempo que hay que guardar la documentación o cómo se hacen y se garantiza la validez jurídica de las firmas electrónicas. Además, en el ámbito de la Administración Pública hay que aprobar regulaciones propias que den validez a los procesos basados en documento electrónico como son, por ejemplo, una Política de Gestión del Documento Electrónico, una Política de Firma Electrónica o el procedimiento administrativo automatizado que produce actos con efecto jurídico sin intervención humana como, por ejemplo, un volante de empadronamiento.

Espero con mi profesión aportar mi grano de arena a que la sociedad del futuro sea cada vez más una sociedad de la información donde las relaciones se puedan llevar a cabo de forma telemática con plenas garantías de seguridad, así como eliminamos el papel de los procesos aprovechando las ventajas en términos de eficiencia y eficacia que nos brinda el documento electrónico con validez jurídica, además de la mejora del medio ambiente al reducirse el uso de papel y el consumo energético vinculado a los desplazamientos necesarios para las relaciones presenciales.

J. Rafel Roig subirats. Socio en AGTIC Consulting

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