El concepto de Workplace-as-a-Service (WaaS) está ganando terreno en la medida que las organizaciones están descubriendo los numerosos beneficios que comporta la Gestión del Puesto de Trabajo.

Es un hecho que la delegación de competencias tecnológicas permite a las organizaciones mejorar su rendimiento al centrar sus esfuerzos en las actividades propias de su core business. Las empresas aumentan la productividad de sus empleados, al mismo tiempo que apuestan por la transformación digital del negocio.

En este sentido, WaaS es un avance del concepto de Software-as-a-Service (SaaS). Pensada para dar respuesta a las necesidades de transformación digital en el campo de Gestión del Puesto de Trabajo, una solución WaaS garantiza la gestión integral, la calidad de los servicios y el control de costes. De manera que, hardware, software, licencias, servicios, financiamiento y soporte se integran en una única solución innovadora.

¿Cómo funciona?

Antes de la puesta en marcha del servicio, un equipo de consultores especializados realiza un análisis estratégico, tecnológico y funcional del entorno de trabajo del cliente. La propuesta de transformación resultante de esta fase viene motivada por distintos dinamizadores de cambio.

La etapa de transformación se basa en el análisis detallado de la situación tecnológica de partida y en la definición de los objetivos. Se realiza una planificación detallada y, posteriormente, tiene lugar el proceso de implantación y de soporte para la gestión del cambio. Asimismo, en esta fase también se definen los indicadores de evaluación y seguimiento.

A continuación, los elementos modificados pasan automáticamente a ser gestionados por el equipo de servicios, organizado en diferentes subáreas.

En primer lugar, y en estrecha colaboración con el equipo de transformación, se encuentra el área de provisión. Como su propio nombre indica, se encarga de proveer al cliente y a las demás áreas, de todos aquellos elementos físicos que serán necesarios para el éxito de las transformaciones y su posterior gestión.

Los equipos de plataformas y sistemas, en cambio, son las responsables de la gestión, mantenimiento y mejora de los sistemas operativos y de los sistemas de comunicación, respectivamente. Igual de importantes son los equipos de soporte, responsables de la atención y resolución de incidencias y peticiones tanto por conexión remota como de forma presencial.

El Front End es el Centro de Atención a Usuarios (CAU). A grandes rasgos, un CAU representa el portal de servicio a través del cual la empresa gestiona sus incidencias y prestaciones. Es decir, se encarga de la recepción, reasignación a otros grupos, seguimiento y cierre de las incidencias del cliente.

¿Cuáles son sus ventajas?

·  Ahorro en hardware y licencias: Incluye la gestión integral de portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas, monitores y todo tipo de hardware, lo que permite a los clientes ahorrar en sus compras y licenciamientos.

·  Software en la nube: La mayor parte de la potencia informática y sus aplicaciones se pueden recuperar a través de la nube. Esto crea un alto nivel de flexibilidad, seguridad de datos, confiabilidad y máxima transparencia con respecto a los costes generales para los usuarios y las empresas.

·  Usuario en el centro: Dota al usuario final de nuevas herramientas que facilitan la autogestión de tickets, consultas y peticiones. Además, se trata de un modelo personalizado de atención al empleado. Permite el acceso a aplicaciones y datos de la oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de la geografía y sin importar el dispositivo elegido.

·  Implementación flexible, rápida y eficiente: Favorece la estructuración sencilla de los servicios, habilitando una rápida implantación y adaptación a las cambiantes necesidades del negocio.

·  Gestión proactiva e integral: El modelo WaaS cubre la gestión de extremo a extremo, incluyendo infraestructuras, dispositivos, aplicativos y comunicaciones. Su deber es asegurar el buen funcionamiento del puesto de trabajo y la mayor eficiencia en la gestión de los procesos de negocio. Gracias a un modelo ágil de aprovisionamiento, garantiza el cumplimiento de los niveles de servicio y asegura el mínimo impacto al usuario final, incluso anticipándose a posibles incidencias.

·  Transparencia y control: Permite el seguimiento y el control del servicio en tiempo real, gracias al cuadro de mando. Dicha herramienta da acceso a información intuitiva y detallada de los principales indicadores que proporcionan soporte en la toma de decisiones de los clientes.

·  Gestión del cambio y evolución: Se llevan a cabo procesos de mejora continuada con el objetivo de incrementar la calidad del servicio, incorporando innovaciones tecnológicas que pueden suponer avances cuantitativos en los servicios prestados.

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