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Facility Management: la importancia de una disciplina aún desconocida

Facility Management: la importancia de una disciplina aún desconocida

¿Qué es el Facility Management?

El Facility Management hace referencia a la gestión de infraestructuras y de los servicios que en ellas se prestan y engloba todas las tareas relacionadas con dicha gestión, desde asegurarse que el aire acondicionado de un edificio funcione de forma eficaz, fiable, segura y legal, hasta asegurarse de que se haga la limpieza del edificio de forma regular o controlar el servicio de los diferentes proveedores. La mayoría de estas tareas, hoy en día, se pueden gestionar a través de la tecnología, normalmente con herramientas de gestión de datos y procesos.

Pese a su evidente importancia e incidencia en la cuenta de resultados de las organizaciones, esta disciplina es todavía una gran desconocida en nuestro país. De hecho, en algunos países el facility management representa la segunda partida de gastos más importante dentro de una empresa (aproximadamente un 30%). Aun así, en España, el esta disciplina no tiene ni mucho menos el desarrollo que tiene en otros países como Estados Unidos o Reino Unido, Holanda, Francia o Alemania.

¿Qué consiguen las empresas con el Facility Management?

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  • Ahorro de costes
  • Aumento de la calidad e imagen percibida
  • Conocimiento del mercado y cartera de proveedores
  • Análisis profundo de las necesidades reales del inmueble y sus servicios
  • Aportar más eficiencia para un mayor bienestar incidiendo positivamente en la imagen de la compañía y reduciendo los costes con operativas optimizadas

 

La tecnología, factor clave para la gestión de infraestructuras

En una sociedad donde las necesidades empresariales cambian a ritmo vertiginoso, surge la necesidad de darles respuesta a su misma velocidad. Y éstas respuestas se consiguen sólo a través la innovación, ofreciéndole al cliente servicios con un alto valor añadido. La clave, pues, está en utilizar la tecnología para diseñar los procesos y las soluciones en función de las necesidades del cliente y del mercado, buscando siempre ofrecer un valor diferencial y sabiéndose adaptar a las exigencias del contexto en el momento adecuado.

¿Qué características necesita la tecnología que acompaña a los Facility Managers en su día a día?

Para resultar óptima y estar alineada con las nuevas tendencias del sector, las herramientas para la gestión de edificios e infraestructuras deben cumplir una serie de características:

Gran capacidad de adaptación: las herramientas para la gestión de infraestructuras y servicios deben estar basadas en una tecnología de soluciones abiertas en cuanto a sistemas, bases de datos, comunicaciones… líderes de mercado de Sistemas de Información, para poder integrar en una sola plataforma a todos los actores implicados en el proceso de gestión de infraestructuras.

Gestión por procesos: a su vez, es importante que la solución disponga de una estructura de gestión modular, configurable, flexible y extremadamente personalizable. De esta forma, podrá ofrecer soluciones personalizadas, basadas en la gestión por procesos. De esta forma se optimizan al máximo los servicios prestados, dando respuesta a las cambiantes demandas que emanan de cada tipo de negocio.tablet-bim-blog

Integración con BIM (Building Information Modeling): Atendiendo a los nuevos retos y necesidades que surgen en el mercado, la herramienta deberá tener la capacidad de integrarse con BIM, una exigencia en la entrega de nuevas estructuras a gestionar.

Servicio de “escucha e interpretación de información”: por último, la solución tecnológica de gestión de infraestructuras que acompañe al Facility Manager debe tener la capacidad de recoger, analizar e interpretar datos de diferentes fuentes, tanto de los propios softwares instalados en el edificio (sensores, contadores…), como de información 2.0, normalmente proveniente de fuentes externas (internet y redes sociales) , transformando estos datos en información estratégica para la toma de decisiones.

Así, la tecnología aportará a la gestión de infraestructuras la innovación que permitirá a las compañías dar un salto cualitativo que supone pasar del dato a la información, y de ésta, a la acción estratégica.

La innovación, una actitud

La innovación es cambio, desarrollo, transformación, progreso. Cuando se habla de innovación empresarial se suele pensar en innovación aplicada a los servicios o productos, pero la verdadera innovación va mucho más allá. La innovación es, pues, una actitud, y el mejor camino para conseguir progresar es entender que el talento es la base que la sustenta. 

Con la irrupción de las nuevas tecnologías en la economía, y del elevado impacto de éstas en los modelos de relación entre todos los actores de la sociedad (empresas, organizaciones, instituciones y personas) se presenta, inevitablemente, un único escenario posible para todas aquellas empresas e instituciones que busquen, al menos, sobrevivir: afrontar la llegada de un nuevo modelo de economía y reenfocar sus estrategias de negocio clásicas.

¿Por qué es tan importante la innovación?

La innovación, supone, evidentemente, una ventaja competitiva frente a otras empresas del mismo sector laboral que no apuestan por ella. Pero no debemos caer en la trampa: la innovación no es un plus de valor añadido. La innovación es una necesidad. Pero, como todo cambio, conlleva riesgos, y el principal problema al que muchas compañías se enfrentan, como hablábamos ya en otro artículo, es el miedo a arriesgar. O el miedo a fracasar.

Convertir los problemas en retos por superar, cambiar la cultura de una organización y saber que hay que empezar por uno mismo son, quizás, algunas de las principales claves para afrontar este nuevo escenario.

Debemos aprender gestionar el miedo al cambio para aprovechar las importantes oportunidades que están surgiendo de manera constante

Por tanto, la innovación va unida a la excelencia empresarial. Pero no podemos pretender alcanzar esa excelencia, esa diferenciación, de la noche a la mañana. La transformación se consigue paso a paso, con objetivos alcanzables y, sobre todo, con talento y una mente abierta a absorber todos los inputs que vienen del mercado. Debemos admitir el fracaso como parte inherente del proceso de innovación, y por tanto, permitir que la gente se arriesgue, que admita cuando las cosas no funcionan, y de esta forma, poder seguir trabajando en el camino correcto.

Es imprescindible disponer de una cultura empresarial adecuada, espacio y ambiente para que se desenvuelva esa cultura, una guía para focalizar el poder creativo y reconocer los logros.

¿Cómo son las empresas innovadoras?

  • Son empresas abiertas: empresas que colaboran y que desarrollan modelos de negocio abiertos. Saben lo que ocurre e invierten energías y dinero en colaborar con todos los stakeholders de su cadena de valor: clientes, proveedores, startups, universidades, socios industriales, etc.  Son los primeros en enterarse de lo que está ocurriendo y en diseñar en consecuencia estrategias que se anticipan al futuro. Son humildes y buscan colaborar porque saben que juntos pueden llegar más lejos.
  • Ponen a sus clientes en el centro: saben lo que el cliente demanda y trabajan por ello. La gran mayoría de estas empresas tiene un mecanismo de escucha activa constante para detectar las necesidades de sus clientes. Estas empresas buscan diseñar experiencias únicas para ellos.
  • Son ágiles y rápidas: son capaces de reducir el “time to market” de un producto drásticamente, aunque sea lanzando prototipos o versiones betas que luego los mismos clientes mejoran hasta llegar al éxito. Implementan metodologías de trabajo que permiten ir más rápido, ya que trabajan por objetivos alcanzables y concretos. Y, lo más importante:  no tienen miedo a fallar.

Smart Cities: el presente y el futuro de las ciudades a través de la tecnología

En los últimos años, y en concreto desde la crisis económica iniciada en 2008, se ha producido un cambio profundo y complejo de alcance mundial de los modelos sociales, económicos, medioambientales, o políticos entre otros, que ha generado nuevas realidades en la vida de las personas y de las ciudades.

Cuestiones como la robotización, la sensorización, la inteligencia, la innovación o la sostenibilidad están cambiando nuestra realidad. La sostenibilidad es un concepto clave; sostenibilidad medioambiental sustentada sobre todo en una sostenibilidad energética que la posibilite; o la sostenibilidad económica de todas las organizaciones, tanto públicas como privadas, fundamentada en criterios como la eficacia y la eficiencia. Las proyecciones poblacionales también nos indican que las ciudades crecerán de forma sustancial en los próximos años, lo que pondrá en crisis su sostenibilidad económica, energética y social.

SMART CITYTodo ello ha coincidido con un desarrollo excepcional de la tecnología, que permite aplicar nuevos modelos de gestión en diferentes ámbitos de negocio: movilidad, industria, transporte, salud, energía, etc., con las TIC como capa encuadernado, y que supondrán una más óptima gestión de las actividades económicas de las empresas y de la industria.

Un cambio que también ha dado paso a un nuevo concepto en la gestión de las ciudades, (lo que llamamos Smart Cities), donde la toma de decisiones deja de hacerse por intuiciones o con una información limitada, para pasar a hacerlo de una manera analítica y estadística, apoyándose en la obtención de una multitud de datos que permiten una mejora sustancial en esta toma de decisiones.

Aun así, la irrupción masiva de la tecnología ha puesto en crisis las estructuras de algunas organizaciones, para las que este nuevo escenario se ha convertido en un obstáculo en vez de una oportunidad de futuro. Este contexto también nos sitúa en la necesidad de gestionar un volumen de información y de su comunicación que era inimaginable hace unos años, en la que conceptos como la transparencia, el posicionamiento de marca, la inmediatez o la participación son claves para entender su magnitud.

Como decíamos antes, las proyecciones indican que, a consecuencia de su incremento en cuanto a tamaño y de su impacto global, el siglo XXI será el siglo de las grandes ciudades y sus ámbitos de influencia, superando a regiones o Estados y convirtiéndolas en las grandes protagonistas de este periodo.

¿Cuáles son los retos a los que se enfrentan las Administraciones de las Smart Cities?

El equilibrio económico de los modelos y procesos será cada vez más necesario, para asegurar la sostenibilidad de las organizaciones bajo los criterios de eficacia y eficiencia, buscando constantemente la excelencia. Serán necesarias, ante la exigencia de la globalización y de las proyecciones de multiplicación de la información mediante la generación de datos, unas organizaciones que cumplan con los máximos niveles de transparencia y comunicación, haciendo una difusión adecuada de su actividad que les permita posicionarse como marca, y dando respuesta a un concepto clave, con cada vez más protagonismo: la rendición de cuentas. Hay que tener organizaciones preparadas para gestionar con criterio estos datos de manera que se conviertan en valor y no en una colección de información sin ningún sentido.

ADMINSTRACIÓN PÚBLICAEl proceso hacia un modelo energético basado en energías más limpias y económicas es irreversible, ya que debemos cumplir con las exigencias legales de la UE y de otros compromisos globales, y a la vez dar respuesta a una ciudadanía cada vez más concienciada y por un compromiso ético con la sostenibilidad del planeta.

Hay que generar unas nuevas estructuras organizativas y procesos de gestión y de negocio con la máxima optimización, que permitan relacionar las organizaciones con la sociedad mediante el lenguaje y el medio de comunicación adecuado y evitar al máximo las relaciones presenciales, dejando sólo espacio para las realmente necesarias.

Por otra parte, las organizaciones también tendrán que aprender a “trabajar más en equipo” con otras organizaciones que las suplementen o las complementen, para conseguir objetivos cada vez más importantes con garantías de éxito.

Propuestas para afrontar el cambio de paradigma

El primer paso pasa por la gobernabilidad y la dirección de estas organizaciones. Sin una voluntad clara y decidida de implicarse en este proceso desde arriba hacia abajo, cualquier proceso de modernización para adaptarse a este nuevo contexto y retos fracasará.

La complejidad de este nuevo paradigma y los cambios profundos que requiere son de tal magnitud que no se pueden afrontar con acciones cosméticas o superficiales, y por lo tanto exigirán mucho tiempo y mucho esfuerzo. La modernización de las organizaciones requerirá de nuevas estructuras adaptadas a la nueva gestión de las mismas por proyectos (transversal) y no por departamentos (vertical); y de una nueva cultura que pivote en la formación y la información constante, para adaptarse a los nuevos retos.

Será absolutamente indispensable la definición de una estrategia a corto, medio y largo plazo como organización, que permita implementar las soluciones a estos grandes retos según la realidad y la actividad de la misma. Esta estrategia definirá unos objetivos que se alcanzarán mediante la ejecución de acciones concretas.

En la definición estratégica radica el éxito económico de este nuevo modelo de gestión. La definición de objetivos y de las acciones para llevarlos a cabo permitirá hacer frente a la obtención de financiación externa, sobre todo Fondo de Financiación de la UE por el Período 2014-2020 (y también de otros niveles gubernamentales: estatal, autonómicos, etc.) o bien desde el ámbito de la colaboración público-privada (PPP), aprovechando los momentos de oportunidad que se generarán al poder definir un calendario de ejecución de las acciones de los objetivos definidos en la estrategia de la organización.

Xavier Izquierdo Vilavella. Consultor Smart Cities en SII Concatel

“La Transformación Digital no es una tendencia, sino una realidad”

Los procesos de transformación y cambio existen desde siempre en toda actividad humana, y son una parte esencial de la adaptación permanente del ser humano a las nuevas necesidades que la sociedad plantea.

Hoy en día, nuestro entorno cada vez más digitalizado nos lleva a que, de forma casi natural, cuando hablamos de Transformación, tengamos que añadir el concepto “Digital”. Por tanto, la Transformación Digital no es una tendencia, sino una realidad; una realidad que seguirá inexorablemente hacia delante, favorecida por una población cada vez más acostumbrada a la tecnología e impulsada por nuevas generaciones que viven la digitalización. Así pues, la digitalización ha venido para quedarse y toda Transformación debe tenerla presente.

La Transformación Digital en la Empresa

Cuando hablamos del ámbito empresarial, entendemos que la Transformación Digital de cualquier organización es un mecanismo para afrontar eficientemente los cambios inherentes a su actividad. Unos cambios que deben estar basados en una actitud colaborativa de los diferentes agentes involucrados.

La transformación digital es un proceso necesario en todas las empresas actuales si quieren competir en un mercado cada vez más globalizado e interconectado.

Así, gracias a la utilización de los continuos avances tecnológicos, se puede favorecer la ejecución de procesos de innovación necesarios para mejorar el valor de las compañías, y se obtiene una mejor orientación al cliente, ya que existe una mejor comprensión de sus necesidades y hábitos.  Evidentemente, es necesario pensar y dibujar un camino a recorrer, pero siempre teniendo en cuenta que vivimos en un contexto de cambio constante.

Debemos buscar resultados a corto plazo a través de la tecnología, que, aunque es un motor básico del cambio, no es el único. 

La Transformación Digital, un futuro cierto pero arriesgado para las empresas

Si aceptamos que la Transformación Digital es un hecho inexorable, y que la sociedad ya se está transformando digitalmente, entonces el principal riesgo al que se enfrenta una organización que quiera abordarla es llegar tarde.  Es decir, emplear tanto tiempo en diseñar esa transformación, y emprender un proyecto tan complejo y tan costoso, que los beneficios para los usuarios queden diluidos por la espera. Todo ello sin menospreciar el hecho de que la tan esperada transformación puede quedar obsoleta por el ritmo tan acelerado de cambio y transformación en el ámbito tecnológico. Así pues, no sólo hay que transformar digitalmente una organización, sino que hay que hacerlo marcando objetivos a corto plazo, tangibles y alcanzables, dando así pasos constantes hacia la digitalización.  Así pues, para una Transformación Digital alcanzable, se necesitan crear planes de transformación empresarial que sean flexibles a los cambios, acompañados por un cambio de mentalidad y una nueva cultura organizacional.

Eficiencia energética, necesidad clave en la gestión de infraestructuras

Dada la creciente importancia y relevancia que el consumo sostenible tiene en la sociedad hoy en día, la demanda de mercado en cuanto a herramientas para medir y gestionar consumos energéticos se ha multiplicado. Así, las empresas y todo tipo de entidades demandan, cada vez más, herramientas que les ayuden a gestionar sus consumos, tanto para optimizar sus costes, como para cumplir con las normativas que se exigen a nivel europeo.

Por tanto, uno de los objetivos fundamentales para una óptima gestión de infraestructuras es disponer de una herramienta de gestión de infraestructuras que sea capaz de responder a esas nuevas demandas a través del conocimiento profundo de la Gestión y Eficiencia Energética. Tanto es así que, en el ámbito del Facility Management surge una figura profesional que se está abriendo un espacio propio dentro de la disciplina. Una figura muy focalizada en todo aquello que tiene relación con la gestión de dichos consumos: el Energy Manager.

“Solo se puede mejorar aquello que se puede medir” 

Evidentemente, todas las compañías que buscan abordar ese análisis de consumo energético, pretenden hacerlo de una forma óptima. Para ello, este análisis debe estar basado, sin duda, en una serie de indicadores y variables de medición que pueden ser establecidos a través de la metodología de gestión SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-scheduled).

Esta metodología busca la consecución de unos objetivos de mejora a través de la creación y el seguimiento de planes de acción basados en indicadores que permitan responder a, como mínimo, las siguientes preguntas:

  • ¿Dónde consumimos?: edificios, plantas, activos, etc.
  • ¿Cuándo consumimos?: horarios, estacionalidad, relación con climatología, humedad, etc.
  • ¿Cuánto consumimos?: puntas en base a fijación de objetivos.
  • ¿Cómo lo consumimos?: frecuencia, picos de demanda, estacionalidades, etc.
  • ¿Estamos cumpliendo los objetivos de mejora?

Así, para cualquier organización que busque cumplir con las actuales normativas internacionales y optimizar sus costes energéticos, la implantación de una herramienta que responda a esas necesidades es un paso fundamental. Este requerimiento nos conduce, de nuevo, a repasar todas aquellas características imprescindibles que debe tener cualquier solución de Facility Management. Entre ellas, un módulo específico para la gestión de la energía. Como decíamos en otras entradas de este blog, es imprescindible que estas herramientas sepan escuchar a los edificios a través de sensores, o softwares de control de los que disponen los elementos ubicados en territorio, espacios o la misma infraestructura.

La herramienta deberá transformar todos esos datos en información para la gestión y desarrollo de acciones estratégicas, disminuir los costes y permitir a la empresa evolucionar hacia el concepto «Green Company».

 

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