Integración SAP o cómo sacar más partido de las finanzas de tu empresa

SAP ha demostrado con creces su aportación al mundo empresarial. Las organizaciones que lo utilizan descubren en muy poco tiempo sus múltiples beneficios; unos beneficios que, además, se multiplican cuando le sumamos las posibilidades de integración de SAP con las soluciones corporativas preexistentes en la compañía. Y en el terreno financiero, no debe subestimarse la importancia de conectar los datos y asumir el control del gasto de forma integrada.

Si bien el concepto de Transformación Digital sigue estando a la orden del día, la dificultad para transformar la cultura corporativa y digitalizar las operaciones manuales siguen siendo obstáculos de nuestro día a día. Esto sucede en la medida que la digitalización tiene que convivir con la actividad normal de las organizaciones, que demandan resultados inmediatos y no pueden permitirse “parar máquinas”.

Por este motivo, hoy en día no son pocas las empresas que siguen trabajando con recibos en papel y hojas de cálculo, así como las organizaciones que utilizan soluciones independientes que no comparten datos entre sí. Cuando la gestión de las finanzas se hace pesada es cuando más echamos de menos trabajar con procesos más rápidos e inteligentes.

En el terreno financiero esto puede traducirse en departamentos con demasiada carga de trabajo manual y, por lo tanto, en posibles errores y muchas horas de dedicación. Y todo esto sin olvidar que cumplir con las obligaciones legales, requisito indispensable de toda empresa, puede hacerse realmente difícil con este sistema.

Los últimos años han sido una prueba de fuego a todos los niveles que ha dado como resultado una certeza: la nueva realidad requiere soluciones inteligentes capaces de impulsar formas de trabajo más eficientes, eficaces, productivas y colaborativas. También en lo que a finanzas se refiere.

¿Cómo saber si el control de gastos de tu empresa es ágil?

Una pequeña reflexión puede bastarnos para hacernos una idea aproximada de la situación de nuestra organización:

  • La gestión de gastos de mi empresa está completamente automatizada y hemos dejado de trabajar con facturas en papel y complejas hojas de cálculo.
  • Hemos reducido el número de errores y ya no tenemos que gastar tiempo en resolverlos.
  • Nuestras herramientas de gestión son intuitivas y no requieren de extensas jornadas de formación.
  • Utilizamos diferentes softwares de gestión de gastos que están conectados entre sí mediante algún tipo de integración.

Si crees que estas afirmaciones no hablan de tu negocio, significa que estás perdiendo capacidad de control del gasto y de las operaciones de tu empresa. Y llegados a este punto es inevitable que nos surja una duda: ¿Cómo podemos tomar el control de la situación?

Dar el paso hacía una empresa inteligente conectando todos los datos financieros con un sistema integrado no es tarea fácil. Lo sabemos. Sobre todo cuando hablamos de organizaciones que utilizan diferentes softwares para gestionar gastos directos e indirectos, la fuerza laboral externa o los gastos de viajes corporativos, por ejemplo. Por este motivo, hoy queremos centrarnos en esta cuestión.

En el camino hacía el control financiero una de las paradas más importantes es la capacidad de integración con los softwares de negocio preexistentes. Y es en este punto en el que entra en juego SAP.

SAP se integra con tus otras aplicaciones empresariales

Como bien sabréis, SAP ERP es una de las herramientas de gestión más importantes y potentes del mercado. Como buque insignia de la empresa SAP SE, uno de los ingredientes clave en su receta de éxito es su capacidad de integración con todo tipo de softwares y sistemas. Esto significa que la multinacional alemana deja la puerta abierta a sus clientes para que puedan extender la capacidad de sus soluciones y alcanzar resultados mejorados. Sin duda, una gran oportunidad para pequeñas, medianas y grandes empresas que no debemos desaprovechar a nivel financiero.

Al integrar las soluciones de nuestra organización con SAP podremos beneficiarnos de un intercambio de datos continuo entre sistemas, de manera que toda la información introducida será trasladada de forma automática a nuestro sistema ERP.

Una integración de estas características permite que los datos financieros siempre estén sincronizados con el resto de los sistemas y soluciones preexistentes en nuestra empresa; lo cual facilita la comunicación, optimiza el intercambio de datos y mejora la colaboración entre servicios. Alojados y accesibles desde una misma plataforma, los datos se transforman en información estratégica y ofrecen un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado financiero de la organización.

Se trata nada más y nada menos que de construir puentes que conecten la gestión de gastos, viajes o facturas para obtener una visibilidad y un control total de las operaciones. Aunque el listado de ventajas es mucho más extenso:

  • Simplifica procesos: libera a la fuerza de trabajo de procesos manuales y tediosos, y permite a los empleados centrarse en actividades de mayor valor añadido.
  • Minimiza los errores humanos: al reducir su intervención se limita el impacto de errores como la duplicidad de gastos.
  • Mejora la calidad de los datos: evita la información redundante o repetitiva propia de empresas que utilizan numerosas aplicaciones para sus gestiones financieras.
  • Ofrece una visión unificada de los gastos: datos centralizados y actualizados en tiempo real que brindan información estratégica del negocio.
  • Asegura el cumplimiento legal: facilita la supervisión periódica de los procesos fiscales y de auditoría, hecho que puede evitar multas y penalizaciones legales.
  • Trae consigo un importante ahorro: la automatización de procesos reduce los costos de ejecución, disminuye la carga de trabajo y ahorra tiempo de gestión.
  • Mejora la usabilidad: el uso simultáneo de diversos sistemas de gestión da como resultado una experiencia de usuario de alta complejidad.

Caso de éxito: Integración de Tickelia con SAP

La Transformación Digital de las notas de gastos y los viajes corporativos

SII Concatel realiza la integración de Tickelia, solución única para la automatización de la gestión de notas de gastos y recuperación del IVA, con SAP ERP de forma paquetizada y parametrizable.

La solución, que ha sido desarrollada para ofrecer la mejor experiencia, automatiza todo el ciclo de gestión de gastos, desde el reporte hasta la contabilización, en un mismo entorno responsive que se adapta a cualquier tipo de empresa.

Mientras que Tickelia es capaz de digitalizar y automatizar hasta el 95% de las tareas de todos los roles involucrados, la integración con SAP permite disponer de los datos actualizados en tiempo real, prescindiendo del papel y de las tareas manuales. Así, las facturas generadas por Tickelia a partir de tickets y notas de gastos son automáticamente accesibles en el ERP corporativo para un control financiero exhaustivo y sin intermediarios.

Desatar todo el potencial de los productos SAP solo está al alcance de los mejores. En SII Concatel ayudamos a sacar el máximo rendimiento de las herramientas SAP y acompañamos a las empresas en su proceso de transformación hacia las finanzas inteligentes.