El IT Service Management se entiende como un enfoque estratégico para el diseño, la entrega y la gestión integral de los servicios de TI de una organización. Su principal objetivo es la optimización del uso de la tecnología y la correcta coordinación entre personas y procesos. Así, el enfoque integral de ITSM busca reflejar la realidad de las organizaciones modernas, mucho más complejas ahora que hace unos años.

 

El nuevo paradigma empresarial, en el que la tecnología es parte fundamental del día a día, ha puesto de manifiesto la necesidad de asegurar el buen funcionamiento de los sistemas de información y gestión de las organizaciones. En el contexto actual, las empresas modernas, independientemente del sector al que pertenecen, necesitan la tecnología para desarrollar su actividad profesional con normalidad, de manera que cualquier interrupción, avería o imprevisto puede ser fatal.

En este sentido, el IT Service Management responde a la necesidad de gestionar de forma óptima la entrega, el uso y la inversión de los equipos, softwares y sistemas de información de una empresa. La implementación de una solución para la gestión de servicios de TI supone la incorporación de procesos más maduros y la optimización de los equipos e infraestructuras, a través de flujos de trabajo automatizados para obtener los mejores resultados en el menor tiempo.

Principales capacidades de una plataforma ITSM

Una plataforma de ITSM generalmente ofrece un catálogo de servicios disponibles y, en él, se describen todas las actividades y tareas que se pueden solicitar. Asimismo, cada servicio puede tener asignados diferentes KPIs (SLA, OLA, etc.), indicadores que facilitan el control de los tiempos de ejecución y el seguimiento de la calidad del servicio prestado. Entre las múltiples capacidades de una plataforma ITSM destacan:

Gestión de incidencias y prestaciones

Se trata de la práctica que rige la restauración y/o resolución de las incidencias y prestaciones, definidas en el catálogo de servicios. El enfoque ITSM establece un enlace directo entre los usuarios y los equipos de soporte para conseguir una gestión eficiente de todas las solicitudes registradas.

En este sentido, cuando un usuario realiza una solicitud de incidencia o prestación de servicio, el sistema la redirige al equipo de resolución más adecuado y establece su prioridad en función del nivel de criticidad definido en el catálogo de servicios. Posteriormente, el equipo de TI asignado aborda el problema y lo resuelve en el menor tiempo posible para reducir al mínimo el impacto.

Gestión de problemas

La detección de problemas potenciales, la identificación de patrones repetitivos y la comprensión de la causa subyacente a cada incidente permite identificar la causa raíz (RCA) y, así, eliminarla. Con la gestión de problemas las organizaciones pueden solucionar problemas de forma permanente y mejorar el rendimiento, poniéndole fin y evitando que dichos incidentes se repitan en el futuro.

Gestión del cambio

Resuelve la importancia de identificar todas las necesidades que aparezcan en una organización y conlleven modificaciones en la infraestructura de TI. Llevar a cabo el inventario, analizar el impacto, evaluar el riesgo y detectar posibles conflictos con el objetivo de garantizar el manejo eficiente de todos los cambios.

Gestión de activos

Consiste en automatizar la gestión del ciclo de vida de todos los activos de TI de una organización (hardware, software, etc.), así como controlar su mantenimiento y la realización de auditorías regulares hasta su retiro y sustitución. 

Gestión de proyectos

Permite controlar de forma integrada los diferentes proyectos de TI de una organización mediante herramientas que permiten consultar su estado en tiempo real, agrupar las órdenes de trabajo y planificar los gastos de cada proyecto. Es decir, permite a los equipos de TI planificar, rastrear y delegar tareas a través del ciclo de vida de un proyecto.

La importancia del ITSM para las empresas

La implementación de procesos ITSM se traduce en un salto cualitativo en lo que se refiere a la prestación de servicios de TI, pero también comporta numerosas ventajas empresariales. Además, con el ITSM la gestión y la entrega de servicios de TI se realiza de acuerdo con una serie de buenas prácticas, habitualmente definidas por la norma ITIL, reconocida a nivel internacional.

5 beneficios para las empresas que gestionan los servicios de TI

  • Mejorar la calidad del servicio: coordinar las solicitudes, responder más rápidamente a incidentes y prevenir futuros fallos y/o interrupciones del servicio. El enfoque ITSM gestiona el ciclo de vida de los equipos e infraestructuras de TI y se ocupa de su buen estado y funcionamiento. Y a mayor disponibilidad de servicios de TI, mayor productividad empresarial.
  • Automatizar procesos: los equipos modernos de servicios de TI utilizan flujos de trabajo digitales y siguen procedimientos repetibles para brindar un servicio de alta calidad. Gracias al enfoque ITSM, las organizaciones pueden empoderar a los equipos de TI que, mediante la automatización de tareas rutinarias, pueden centrarse en otras tareas de mayor dificultad y que requieren una mayor atención. 
  • Reducir costes operativos: el ITSM impulsa la mejora continua en términos de efectividad y capacidad, y ayuda a reducir la inversión al construir una organización de TI predecible. Racionalizar los costes de gestión, automatizar procesos y controlar los activos de TI son algunas de las prácticas que más influyen en la reducción de la inversión, mientras que, al mismo tiempo, la productividad aumenta gracias a la definición detallada de roles y responsabilidades inherente al enfoque de ITSM.
  • Mejorar la toma de decisiones: los procesos de ITSM también mejoran la comprensión de las necesidades del negocio. Es decir, el enfoque estructurado puede alinear TI con los objetivos comerciales, reduciendo costos y proporcionando información actualizada y de alto valor para la toma de decisiones estratégicas. Además, las plataformas ITSM disponen de un cuadro de mando personalizado e intuitivo que impulsa la mejora continua con métricas y encuestas integradas. 
  • Aumentar la satisfacción: el ITSM facilita la colaboración entre el departamento de TI y los usuarios finales mediante el fortalecimiento de la relación entre ambos y con la ayuda de un catálogo de servicios. De este modo, los usuarios finales ven sus expectativas satisfechas (fácil uso, autoservicio y soporte centrado en el cliente).

 

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