A medida que evoluciona el puesto de trabajo, también debe hacerlo la tecnología que usamos para su control y gestión. Con el fin de adaptarse a este nuevo paradigma, muchas organizaciones están optando por estrategias de trabajo más flexibles i por las soluciones IWMS como facilitadoras, ya que permiten llevar a cabo la gestión del espacio de trabajo y de los servicios al usuario.

 

En un contexto en el que las necesidades se transforman siguiendo un ritmo vertiginoso, es necesario que las empresas den respuestas ágiles y de calidad. Constantemente experimentamos cambios en las rutinas, ritmos y formas de trabajar. El teletrabajo es el ejemplo más cercano, ya que está poniendo a prueba la flexibilidad de las empresas y está impulsando un replanteamiento de su gestión del puesto de trabajo. ¿Qué pasa si de repente toda nuestra plantilla necesita trabajar desde casa? ¿Cuál es el plan? ¿Somos capaces de garantizar que las condiciones de calidad del servicio sean las mismas en esta situación?

Entender que la gestión integral del puesto de trabajo se encuentra en el centro de cualquier proceso de transformación de una organización es prioritario. Porque sea donde sea y cuando sea tenemos que poder trabajar de forma eficiente. La clave, pues, está en utilizar la tecnología como motor de cambio para ser capaces de adaptarnos a las exigencias del contexto en el momento adecuado/más oportuno.

Un puesto de trabajo que aumenta la productividad

Actualmente los lugares de trabajo deben estar bien conectados física y digitalmente, ofrecer flexibilidad y movilidad, así como espacios específicamente pensados y diseñados para cubrir las necesidades tanto de la empresa como del propio empleado. En este sentido, la gestión del puesto de trabajo ha dejado de ser un servicio puramente operativo para convertirse en estratégico.

Ante esta disyuntiva, existen soluciones capaces de garantizar una gestión del puesto de trabajo de extremo a extremo y de asegurar la calidad de los servicios prestados. Hablamos de los IWMS (Integrated Workplace Management Systems), plataformas de software que permiten administrar, controlar y monitorizar el espacio de trabajo, incluyendo infraestructuras, dispositivos, comunicaciones y sistemas. La gestión del puesto de trabajo incluye muchas piezas, y en este puzle, una solución IWMS proporciona a las empresas la capacidad de gestionar de forma transversal todos los elementos desde una única plataforma.

La implementación de una herramienta de estas características supone la incorporación de procesos más maduros y la optimización de los recursos de la compañía, a través de flujos de trabajo personalizados y mediante la automatización de tareas rutinarias.

Pensada para optimizar el uso de los recursos y proporcionar la mejor experiencia de usuario, una solución IWMS puede significar un importante ahorro de costes y una mejora sustancial en la productividad de los empleados de cualquier organización.

Asimismo, disponer de un entorno de gestión propio para cada rol de usuario dentro de la empresa (empleados, gestores y técnicos de campo) es esencial para agilizar los procesos y mejorar la eficiencia y experiencia de usuario. Así, las soluciones IWMS deben disponer de:

  • Portal de Autoservicio: Entorno adaptado al perfil de cada usuario final y/o empleado.
  • Centro de Servicio: Entorno para la gestión integral de tickets y prestaciones.
  • Solución de movilidad: Entorno para uso móvil con funcionalidad online y offline.

Funcionalidades principales de las soluciones IWMS

Gestión de tickets

Un IWMS permite registrar incidencias, gestionar tickets de forma eficaz y detectar problemas repetitivos y errores conocidos, así como realizar su seguimiento hasta su cierre efectivo a través de cualquier dispositivo.
Se trata de establecer un enlace directo entre los usuarios finales y los equipos de soporte técnico para conseguir una gestión eficiente de todas las solicitudes registradas. Cuando se registra una incidencia, el sistema la redirige al equipo más adecuado que aborda el problema y lo resuelve en el menor tiempo posible para reducir al mínimo el impacto.
Esto permite dar un salto cualitativo y pasar de un servicio puramente operativo a un modelo de gestión integral de servicios con capacidad estratégica, ofreciendo atención y resolución de incidencias tanto por conexión remota como de forma presencial.

Gestión del mantenimiento

Consiste en programar, planificar, controlar y monitorizar cualquier tipo de mantenimiento, ya sea preventivo (planes y simulación de planes de mantenimiento, monitorización en tiempo real de tareas, etc.), conductivo (programación y seguimiento de tareas diarias, asignación, gestión de proveedores, control de costes, etc.) o predictivo (gestión de garantías, gestión del ciclo de vida de activos, detección anticipada de averías y fallos en la infraestructura gestionada).

Gestión de espacios

Identificar incidencias y afectaciones, programar recursos, gestionar visitantes, planificar escenarios y analizar posibles mejoras. Con una solución IWMS es posible conocer el estado de todos los espacios de la empresa y sacarles el máximo partido, así como analizar los costes asociados a cada uno de ellos.
Sostenibilidad y gestión de la energía
Permite gestionar de forma proactiva la eficiencia energética de las infraestructuras y servicios de una organización. La información sobre comportamiento genera automáticamente acciones como la creación de indecencias de mantenimiento correctivo y sustitutivo.
Así, mitigar el impacto que un negocio tiene sobre el medio ambiente y reducir costes asociados es mucho más sencillo.

6 beneficios para las empresas que optan por IWMS

  • Gestión proactiva e integral: Optimización del diagnóstico, anticipación de problemas, prevención y automatización de la resolución de determinadas incidencias. Cubre la gestión del puesto de trabajo de extremo a extremo y agiliza la prestación de servicios y resolución de tickets mediante la automatización de los procesos IT y la digitalización de los flujos de trabajo.
  • Flexibilidad: Dota al empleado de mayor autonomía mediante herramientas que facilitan la autogestión de incidencias y ofrece atención al usuario tanto por conexión remota como de forma presencial. Además, permite el acceso a aplicaciones y datos de la oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Ahorro y mantenimiento: Facilita la programación, planificación y monitorización del mantenimiento preventivo y correctivo del puesto de trabajo. La gestión proactiva permite reducir costes operativos relacionados con la gestión de los espacios y el control del ciclo de vida de los activos.
  • Visibilidad y transparencia: Permite el seguimiento y el control del servicio en tiempo real mediante cuadros de mando. Dicha herramienta transforma datos en información estratégica y genera informes personalizados que mejoran la toma de decisiones.
  • Usuario en el centro: Aumenta la productividad al asegurar un buen funcionamiento de todos los activos del puesto de trabajo y al garantizar una rápida resolución ante imprevistos. También fortalece la relación entre el departamento de IT y los empleados o usuarios finales con el objetivo de mejorar la experiencia de usuario y aumentar su satisfacción.
  • Mejora continua y evolución: permite llevar a cabo procesos de mejora continuada con el objetivo de incrementar la calidad del servicio, garantizando la evolución tecnológica y el control de costes.
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