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Enterprise Service Manager, la solución para la gestión de servicios empresariales

Enterprise Service Manager, la solución para la gestión de servicios empresariales

Puesto que la tecnología ha aumentado nuestras expectativas de servicio, cada vez son más los empleados que piden experiencias que respondan a sus necesidades rápidamente y les ayuden a realizar su trabajo de una forma más óptima. La respuesta a estas demandas no es otra que la adopción de una plataforma Enterprise Service Management.

 

La transformación digital se ha convertido en una alta prioridad para las empresas que buscan asegurar su futuro. En este sentido, muchas de ellas han podido encontrar la solución en lo que hoy conocemos como Enterprise Service Management (ESM).

Enterprise Service Management como solución integral

Una plataforma de Enterprise Service Management se basa en los principios de actuación que ponen al empleado en el centro de la ecuación, y a su vez ofrecen a las empresas el camino más fácil para gestionar todos sus departamentos y optimizar al máximo las inversiones.

Así, el objetivo principal del uso de este tipo de plataformas es el de dar respuesta al plan estratégico de las empresas para la gestión y la entrega de servicios en algunas o todas sus áreas de negocio, de acuerdo con una serie de buenas prácticas:

  • Diseño: la creación y el desarrollo de un catálogo de servicios que se ofrece a los departamentos internos más relevantes. El catálogo define los procesos, los recursos, y las prestaciones estándares requeridas para implementar los servicios.
  • Transición: la implementación controlada del cambio, así como modificar y añadir servicios, procesos, sistemas o infraestructuras..
  • Operación: la gestión de las operaciones diarias, incluida la forma en que fluyen las solicitudes para resolver mejor los problemas, prestar servicios y proporcionar la información de la manera más eficiente posible.

Beneficios de la implantación de una plataforma de Enterprise Service Management

Teniendo en cuenta que una plataforma ESM se centra tanto en el cliente como en la gestión empresarial, los beneficios que comporta su adopción son altamente cuantificables. Los resultados dependerán en gran medida del grado de aplicación de dichos principios. Aun así, y a grandes rasgos, los beneficios pueden resumirse en:

Alineación

Una plataforma ESM permite a las organizaciones alinear todas sus unidades de negocio a través de la optimización de procesos. Se establece una forma común de trabajar, se definen roles, se comparten métodos, herramientas y procesos, de manera que se rompen los silos y se fomenta la cohesión.

Mejora de la colaboración

Ciertos procesos cruzan múltiples áreas de negocio y requieren colaboración interfuncional para su finalización. Una plataforma de ESM no solo facilita el trabajo entre equipos sino también la relación entre diferentes funciones empresariales para conseguir que los servicios se brinden de forma coordinada.

Mejorar la eficiencia y reducir costos

La automatización de procesos reduce los costos de ejecución, ahorra tiempo de gestión y evita errores humanos.

Autoservicio y reducción de la carga de trabajo

Ofrecer soluciones automatizadas a los empleados aumenta su capacidad de trabajo autónomo. La resolución de incidencias puede ser llevada a cabo con la mayor celeridad posible y, en muchos casos, por parte de los mismos equipos gracias al servicio de autoayuda.

Retorno de la inversión

El uso generalizado de una plataforma ESM conlleva un incremento drástico del ROI. Cuantas más unidades de negocio se sumen a estas prácticas, mejores resultados conseguirán las organizaciones.

Mayor efectividad

Su aplicación garantiza que las solicitudes y problemas de los empleados se faciliten a través de los canales adecuados y se documenten dentro del propio sistema. Por ejemplo, el proceso de seguimiento de tickets (servicio de ticketing) permite que las solicitudes se respondan y resuelvan más rápidamente.

Visibilidad y rendimiento más controlado

El hecho de establecer técnicas de producción de informes a nivel organizacional aumenta la fiabilidad de las métricas, facilitando la identificación de áreas problemáticas y de oportunidades de mejora.

Mayor control y gobernanza

El aumento de la visibilidad operativa comporta mayores niveles de control interno y de comprensión de responsabilidades. Cuanto más transparente y fiable es la información sobre la provisión de servicios, más posibilidades tiene la administración de tomar las decisiones adecuadas.

Además, proporciona una vista detallada de la infraestructura, de las dependencias y de los equipos con datos de diagnóstico, información de rendimiento y conocimiento práctico.

Mejor servicio y experiencia de usuario

La adopción de procesos y herramientas de gestión de servicios empresariales lleva a una mayor capacidad de respuesta, eficiencia y consistencia. Asimismo, a medida que los procesos ayudan a definir roles y responsabilidades, los usuarios finales ven sus expectativas satisfechas (facilidad de uso, autoservicio, catálogos de solicitud de servicios, disponibilidad de conocimientos y soporte centrado en el cliente).

Mejora de los canales de comunicación

Disponibilidad de un mayor número de canales de acceso y comunicación, incluyendo teléfono, correo electrónico, chat, autoservicio y alertas.

Prescindir de lo innecesario

El mapeo y la definición de procesos ayuda a clasificar las diferentes actividades y recursos empresariales según su valor. Identificar todo aquello prescindible o redundante permite eliminar excedentes.

¿Quién puede beneficiarse?

Prácticamente todas las unidades de negocio pueden beneficiarse de la adopción de una plataforma ESM, ya que todas las áreas son proveedoras de servicios internos.

Aun así, las organizaciones que planean implementar una plataforma ESM por primera vez, deberán tomar en consideración cuáles son aquellas unidades de negocio donde esta tendrá mayor impacto. Para empezar, una buena elección debería reunir las siguientes características:

  • Recibir una gran cantidad de solicitudes sobre un mismo tema.
  • Tener como requerimiento la rápida resolución de ciertas tareas propias del departamento. Por ejemplo, solicitudes sensibles en cuanto a tiempo de entrega.
  • Actuar como un controlador de acceso, ya sea al inicio de un conjunto de procesos o en un paso de aprobación.
  • Generar reportes periódicamente.

 

 

Según Forrester, la adopción de plataformas ESM está creciendo con cada vez más empresas a gran escala que abrazan esta práctica. A pesar de encontrarse en una fase primigenia, las previsiones contemplan que se avecinan más beneficios a medida que evoluciona y se integra con otros sistemas organizativos.

 

5 ventajas de los sistemas ERP en la nube

Pese a su uso cada vez más popularizado en todo tipo de organizaciones, las virtudes del ERP todavía se ven opacadas por defectos relativos al coste, a la implantación y al mantenimiento. Como alternativa han surgido los ERP en la nube, que aportan soluciones para algunas de estas cuestiones.

El término ERP (Enterprise Resource Planning) se refiere a un software de gestión empresarial que integra los procesos centrales de una organización en un único sistema. Desde producción y distribución hasta operaciones, pasando por logística y recursos humanos.

Dichos sistemas facilitan el flujo de información a tiempo real a través de todos los departamentos de una organización, de manera que también simplifica la toma de decisiones. Alojados y accesibles desde una misma plataforma, los datos ofrecen un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa.

¿Qué es un ERP en la nube?

Con la aparición de nuevas tecnologías, ha surgido el software ERP en la nube como alternativa a los sistemas de gestión locales. La nube se encuentra en el centro de las nuevas estrategias competitivas con motivo de su velocidad, escalabilidad, ubicuidad y experiencia del usuario.

La nueva solución ERP permite automatizar todos los procesos, aprovechando las ventajas de la tecnología cloud computing. Concretamente, el software ERP alojado en la nube aprovecha las ventajas de un ERP tradicional junto con los beneficios añadidos inherentes a su alojamiento.

Con el modelo cloud la empresa puede prescindir de infraestructura propia, tercerizando la operatoria del ERP y optando por un centro de datos externo.

Personalización

El proveedor de servicios participa activamente en la planificación, el diseño y la implementación del sistema ERP. La cooperación entre ambos actores da como resultado un modelo que se adapta a las necesidades específicas de la empresa. Se debe tener en cuenta, además, que dichas exigencias de computación y de almacenamiento fluctúan. Para dar respuesta a las variaciones, la fórmula cloud facilita la realización de ajustes y adaptaciones de forma casi inmediata.

El ERP en la nube mantiene a la compañía a la cabeza en innovación, gracias a las constantes actualizaciones automáticas.

Implantación

Los largos tiempos de instalación y la parametrización de componentes que requiere un ERP local desaparecen con la solución cloud. La herramienta facilita la implementación sin necesidad de que la compañía adquiera y/o configure nuevos equipos informáticos.

Además, agiliza el proceso para todas aquellas empresas organizadas en múltiples divisiones. En este caso, una simple configuración permitirá el acceso al programa mediante un servidor web.

Flexibilidad

Las soluciones cloud ERP permiten el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta herramienta reduce la accesibilidad a un único requisito: conexión a Internet. Los empleados tienen a su disposición toda la información de la empresa a tiempo real, desde sus portátiles y smartphones, sin costes adicionales.

Protección

Un ERP es en términos generales un repositorio de toda la información de una compañía, de manera que la seguridad se convierte en un factor clave para asegurar la competitividad del negocio. Preservar la titularidad, la seguridad y la privacidad de los datos debe ser una prioridad para cualquier proveedor de servicios.

En este sentido, la contratación de una solución ERP en la nube conlleva un compromiso de protección por parte del proveedor. Garantizar los estándares de seguridad más avanzados es competencia de la empresa contratada. Por este motivo, la nube ofrece mayores garantías de las que puede conseguir la propia empresa de forma interna en caso de optar por un ERP local.

Reducción de la inversión

En comparación con los formatos de instalación local, los sistemas cloud ERP requieren una menor inversión. En este segundo caso, la adquisición de la licencia, la implantación del software, la compra de los equipos informáticos y el mantenimiento del sistema, aumentan el gasto de la empresa. Es precisamente la externalización del mantenimiento técnico una de las cuestiones que más afectan al ahorro de tiempo y costes.

Habitualmente la contratación de este servicio se ofrece bajo un modelo de suscripción periódica. De este modo, el proveedor se compromete con el cliente. Entre sus tareas destacan: mantener la infraestructura técnica, asegurar la accesibilidad, asegurar los activos de información y evitar que las actualizaciones menoscaben la configuración personalizada.

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