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ITSM para simplificar la entrega de servicios de TI en las empresas

ITSM para simplificar la entrega de servicios de TI en las empresas

El IT Service Management se entiende como un enfoque estratégico para el diseño, la entrega y la gestión integral de los servicios de TI de una organización. Su principal objetivo es la optimización del uso de la tecnología y la correcta coordinación entre personas y procesos. Así, el enfoque integral de ITSM busca reflejar la realidad de las organizaciones modernas, mucho más complejas ahora que hace unos años.

 

El nuevo paradigma empresarial, en el que la tecnología es parte fundamental del día a día, ha puesto de manifiesto la necesidad de asegurar el buen funcionamiento de los sistemas de información y gestión de las organizaciones. En el contexto actual, las empresas modernas, independientemente del sector al que pertenecen, necesitan la tecnología para desarrollar su actividad profesional con normalidad, de manera que cualquier interrupción, avería o imprevisto puede ser fatal.

En este sentido, el IT Service Management responde a la necesidad de gestionar de forma óptima la entrega, el uso y la inversión de los equipos, softwares y sistemas de información de una empresa. La implementación de una solución para la gestión de servicios de TI supone la incorporación de procesos más maduros y la optimización de los equipos e infraestructuras, a través de flujos de trabajo automatizados para obtener los mejores resultados en el menor tiempo.

Principales capacidades de una plataforma ITSM

Una plataforma de ITSM generalmente ofrece un catálogo de servicios disponibles y, en él, se describen todas las actividades y tareas que se pueden solicitar. Asimismo, cada servicio puede tener asignados diferentes KPIs (SLA, OLA, etc.), indicadores que facilitan el control de los tiempos de ejecución y el seguimiento de la calidad del servicio prestado. Entre las múltiples capacidades de una plataforma ITSM destacan:

Gestión de incidencias y prestaciones

Se trata de la práctica que rige la restauración y/o resolución de las incidencias y prestaciones, definidas en el catálogo de servicios. El enfoque ITSM establece un enlace directo entre los usuarios y los equipos de soporte para conseguir una gestión eficiente de todas las solicitudes registradas.

En este sentido, cuando un usuario realiza una solicitud de incidencia o prestación de servicio, el sistema la redirige al equipo de resolución más adecuado y establece su prioridad en función del nivel de criticidad definido en el catálogo de servicios. Posteriormente, el equipo de TI asignado aborda el problema y lo resuelve en el menor tiempo posible para reducir al mínimo el impacto.

Gestión de problemas

La detección de problemas potenciales, la identificación de patrones repetitivos y la comprensión de la causa subyacente a cada incidente permite identificar la causa raíz (RCA) y, así, eliminarla. Con la gestión de problemas las organizaciones pueden solucionar problemas de forma permanente y mejorar el rendimiento, poniéndole fin y evitando que dichos incidentes se repitan en el futuro.

Gestión del cambio

Resuelve la importancia de identificar todas las necesidades que aparezcan en una organización y conlleven modificaciones en la infraestructura de TI. Llevar a cabo el inventario, analizar el impacto, evaluar el riesgo y detectar posibles conflictos con el objetivo de garantizar el manejo eficiente de todos los cambios.

Gestión de activos

Consiste en automatizar la gestión del ciclo de vida de todos los activos de TI de una organización (hardware, software, etc.), así como controlar su mantenimiento y la realización de auditorías regulares hasta su retiro y sustitución. 

Gestión de proyectos

Permite controlar de forma integrada los diferentes proyectos de TI de una organización mediante herramientas que permiten consultar su estado en tiempo real, agrupar las órdenes de trabajo y planificar los gastos de cada proyecto. Es decir, permite a los equipos de TI planificar, rastrear y delegar tareas a través del ciclo de vida de un proyecto.

La importancia del ITSM para las empresas

La implementación de procesos ITSM se traduce en un salto cualitativo en lo que se refiere a la prestación de servicios de TI, pero también comporta numerosas ventajas empresariales. Además, con el ITSM la gestión y la entrega de servicios de TI se realiza de acuerdo con una serie de buenas prácticas, habitualmente definidas por la norma ITIL, reconocida a nivel internacional.

5 beneficios para las empresas que gestionan los servicios de TI

  • Mejorar la calidad del servicio: coordinar las solicitudes, responder más rápidamente a incidentes y prevenir futuros fallos y/o interrupciones del servicio. El enfoque ITSM gestiona el ciclo de vida de los equipos e infraestructuras de TI y se ocupa de su buen estado y funcionamiento. Y a mayor disponibilidad de servicios de TI, mayor productividad empresarial.
  • Automatizar procesos: los equipos modernos de servicios de TI utilizan flujos de trabajo digitales y siguen procedimientos repetibles para brindar un servicio de alta calidad. Gracias al enfoque ITSM, las organizaciones pueden empoderar a los equipos de TI que, mediante la automatización de tareas rutinarias, pueden centrarse en otras tareas de mayor dificultad y que requieren una mayor atención. 
  • Reducir costes operativos: el ITSM impulsa la mejora continua en términos de efectividad y capacidad, y ayuda a reducir la inversión al construir una organización de TI predecible. Racionalizar los costes de gestión, automatizar procesos y controlar los activos de TI son algunas de las prácticas que más influyen en la reducción de la inversión, mientras que, al mismo tiempo, la productividad aumenta gracias a la definición detallada de roles y responsabilidades inherente al enfoque de ITSM.
  • Mejorar la toma de decisiones: los procesos de ITSM también mejoran la comprensión de las necesidades del negocio. Es decir, el enfoque estructurado puede alinear TI con los objetivos comerciales, reduciendo costos y proporcionando información actualizada y de alto valor para la toma de decisiones estratégicas. Además, las plataformas ITSM disponen de un cuadro de mando personalizado e intuitivo que impulsa la mejora continua con métricas y encuestas integradas. 
  • Aumentar la satisfacción: el ITSM facilita la colaboración entre el departamento de TI y los usuarios finales mediante el fortalecimiento de la relación entre ambos y con la ayuda de un catálogo de servicios. De este modo, los usuarios finales ven sus expectativas satisfechas (fácil uso, autoservicio y soporte centrado en el cliente).

 

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09/10/2019
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Gestión energética para las empresas comprometidas con el medio ambiente

Es necesario insistir en la importancia de la gestión energética por parte de las organizaciones de todo el mundo. Ser consecuentes con el compromiso medioambiental, dar prioridad a las normativas internacionales en materia energética y optimizar costes asociados, son tres motivos de peso para dar un paso más hacia la gestión sostenible de los consumos.

La sostenibilidad se ha impuesto como única respuesta posible a la grave crisis ambiental que vive el planeta. Más allá de las administraciones públicas, la preocupación se ha apoderado también del mundo empresarial, que busca nuevas soluciones para la gestión del consumo energético de sus instalaciones. En este sentido, las herramientas de gestión energética se erigen como las mejores soluciones empresariales para reducir el impacto medioambiental.

¿Qué características debe tener una buena herramienta de gestión energética?

La sostenibilidad es una cualidad que debe tener cualquier organización que quiera ser puntera y competitiva.

 

Las herramientas de gestión energética ponen al alcance de las organizaciones todas las funcionalidades necesarias para racionalizar los consumos energéticos y evolucionar hacia el concepto de Green Company.

IoT y Big Data, claves en el proceso de gestión energética

El buen funcionamiento de una herramienta de gestión energética depende, en gran medida, de su capacidad de comunicación con las infraestructuras. En este sentido, los datos son indispensables y en su recogida, almacenaje y procesamiento son claves los dispositivos IoT y el Big Data.

Los dispositivos IoT son los encargados de la recolección de datos en tiempo real. Desde consumos de agua y luz hasta indicadores de temperatura o humedad, los sensores interconectados son capaces de extraer información sobre cualquier consumo energético de la instalación.

Pero, para ser efectiva, una herramienta de Energy Management debe integrar de forma automática los datos recabados por estos dispositivos en un único cuadro de mando, dividido en diferentes parámetros energéticos y configurable en función de las necesidades de cada organización.

El objetivo final de este proceso es explotar todas estas fuentes de datos para convertirlos en información estratégica que permita monitorizar y optimizar los consumos de energía. Así, el Big Data facilita tanto el almacenaje de datos como su posterior procesamiento, dotando a las empresas de una mayor capacidad de reacción, agilidad y eficiencia en la toma decisiones.

Por todo esto, una buena herramienta de Energy Management debe permitir una gestión proactiva y sistemática de los consumos a partir de indicadores fiables y estandarizados. Y debe responder, como mínimo, las siguientes preguntas: ¿Qué consumimos? ¿Dónde y cuándo lo consumimos? ¿Cómo lo consumimos? ¿Cuánto consumimos?

Con su ayuda, las empresas podrán implantar planes de acción enfocados a consumir menos, reduciendo la huella de carbono y haciéndolas más sostenibles.

Fases de la gestión energética

Recopilar información y medir el consumo energético

Las herramientas de Energy Management escuchan a los edificios a través de sensores y transforman en información estratégica los datos recopilados. De este modo, obtienen gráficas y estadísticas que explican el comportamiento energético del edificio y las prácticas de consumo de agua, gas y electricidad.

Identificar oportunidades para ahorrar energía

Se trata de detectar los dispositivos que tienen un mayor consumo y de proponer las medidas correctivas adecuadas para normalizarlo. El análisis exhaustivo permite identificar variaciones bruscas que pueden indicar tanto un mal funcionamiento de los equipos como una avería de la instalación.

Aplicar las medidas de ahorro

Las herramientas de Energy Management facilitan la integración entre los datos capturados y las variables de toma de decisiones, aportando una total proactividad en cuanto a la generación de actuaciones. Una vez identificadas las medidas oportunas, el siguiente paso natural es actuar. Algunas soluciones implicarán una mayor cooperación de los miembros de la organización mientras que otros se corresponderán con esfuerzos de persuasión y de cambio de hábitos.

Evaluar el progreso y la mejora

La implementación no acaba con las acciones que conforman la estrategia. Para garantizar el éxito de las iniciativas de optimización de energía a largo plazo, es indispensable supervisar su progreso. Los resultados obtenidos durante su monitorización serán de gran ayuda tanto para la implementación de otros procesos similares como para la actualización de los existentes.

Ventajas de una herramienta de Energy Management

  • Reducción en los consumos y de los costes asociados.
  • Mejora de la calidad de servicio y de las condiciones de trabajo de los usuarios.
  • Ventajas para la obtención de las principales certificaciones en materia de eficiencia energética. Por ejemplo, la norma ISO 50001 que plantea una gestión basada en la mejora continua de los modelos de consumo y los procesos de producción.
  • Análisis de los costes incurridos y previsión a futuro en base a los consumos históricos.
  • Control de temperatura, humedad y luminosidad de las instalaciones.
  • Generación de informes periódicos o bajo demanda.
  • Cumplimiento de las normativas nacionales e internacionales en materia energética. Ventaja competitiva, en la medida que sitúa a la compañía en un proceso de transición hacia la empresa verde.

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19/06/2019
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BIM: la importancia de la innovación en el Facility Management

La tecnología BIM aporta grandes beneficios en la disciplina del Facility Management y permite tomar decisiones estratégicas. En este sentido, BIM se convierte en una fuente de información y de conocimiento sobre el inventario de equipos y de espacios.

Building Information Modeling, conocido por las siglas en inglés BIM, es una metodología de trabajo integral y colaborativa para la gestión de un proyecto de construcción. Se trata de un proceso de generación y gestión de datos de un edificio durante todo su ciclo de vida. Es decir, su objetivo principal es centralizar toda la información del proyecto, de manera que sea accesible para todos sus agentes.

Esta metodología de trabajo representa una importante mejora en el campo de la gestión de infraestructuras, ya que, con su uso, las compañías ahorran tiempo y recursos en todas sus fases, incluyendo conceptualización, construcción y mantenimiento.

Esta metodología ha cobrado mucha importancia en los últimos años. Incluso la Unión Europea ha fomentado, entre sus estados miembros, el uso de BIM para proyectos que requieren de una dotación económica pública.

La digitalización que comporta el uso de BIM permite tener un conocimiento global e integrado del proyecto, ya que incorpora planos, modelados, gráficas de costes y toda aquella documentación generada.

Además, como fuente de información precisa y coordinada, BIM puede ser aprovechada para optimizar múltiples procesos y tareas.

BIM y Facility Management

De un tiempo a esta parte el Facility Management se ha posicionado como una de las disciplinas más importantes para dar soporte a las organizaciones en todo aquello relativo a la gestión y funcionamiento de sus inmuebles, así como a los servicios que llevan asociados. En este sentido, la tecnología BIM aporta grandes beneficios durante la fase de explotación de una infraestructura, que es la más costosa, ya que la compañía podrá disponer de:

  • Conocimiento sobre el total del inventario de equipos y de espacios.
  • Conocimiento sobre el total del inventario del edificio. 
  • Capacidad de validación del modelo a seguir cumpliendo con la normativa. 
  • Información de calidad para toma de decisiones. 
  • Conocimiento estratégico del edificio a gestionar.
  • Localización visual de posibles incidencias. 
  • Mayor eficiencia del personal de mantenimiento.

Es imprescindible que las herramientas tecnológicas con las que un Facility Manager trabaja cumplan con los requerimientos del mercado. Por todo esto, hoy en día, es necesario que ésta tenga capacidad de integrarse con BIM, y ofrezca información estratégica a partir de todos los datos aportados por el edificio para:

  • Obtener planes de mantenimiento
  • Identificar la ubicación de activos, aunque estos no sean visibles en la obra acabada
  • Guiar a los operarios hacia los elementos que requieren de mantenimiento, ya sea el legal / preventivo o correctivo.
  • Integrar alertas en servicio de activos 
  • Mantenimiento de los activos e infraestructuras

Así, de nuevo, la tecnología permitirá a las compañías pasar de la información a la acción estratégica.

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30/05/2019
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Workplace as a Service: La transformación digital del puesto de trabajo

El concepto de Workplace-as-a-Service (WaaS) está ganando terreno en la medida que las organizaciones están descubriendo los numerosos beneficios que comporta la Gestión del Puesto de Trabajo.

Es un hecho que la delegación de competencias tecnológicas permite a las organizaciones mejorar su rendimiento al centrar sus esfuerzos en las actividades propias de su core business. Las empresas aumentan la productividad de sus empleados, al mismo tiempo que apuestan por la transformación digital del negocio.

En este sentido, WaaS es un avance del concepto de Software-as-a-Service (SaaS). Pensada para dar respuesta a las necesidades de transformación digital en el campo de Gestión del Puesto de Trabajo, una solución WaaS garantiza la gestión integral, la calidad de los servicios y el control de costes. De manera que, hardware, software, licencias, servicios, financiamiento y soporte se integran en una única solución innovadora.

¿Cómo funciona?

Antes de la puesta en marcha del servicio, un equipo de consultores especializados realiza un análisis estratégico, tecnológico y funcional del entorno de trabajo del cliente. La propuesta de transformación resultante de esta fase viene motivada por distintos dinamizadores de cambio.

La etapa de transformación se basa en el análisis detallado de la situación tecnológica de partida y en la definición de los objetivos. Se realiza una planificación detallada y, posteriormente, tiene lugar el proceso de implantación y de soporte para la gestión del cambio. Asimismo, en esta fase también se definen los indicadores de evaluación y seguimiento.

A continuación, los elementos modificados pasan automáticamente a ser gestionados por el equipo de servicios, organizado en diferentes subáreas.

En primer lugar, y en estrecha colaboración con el equipo de transformación, se encuentra el área de provisión. Como su propio nombre indica, se encarga de proveer al cliente y a las demás áreas, de todos aquellos elementos físicos que serán necesarios para el éxito de las transformaciones y su posterior gestión.

Los equipos de plataformas y sistemas, en cambio, son las responsables de la gestión, mantenimiento y mejora de los sistemas operativos y de los sistemas de comunicación, respectivamente. Igual de importantes son los equipos de soporte, responsables de la atención y resolución de incidencias y peticiones tanto por conexión remota como de forma presencial.

El Front End es el Centro de Atención a Usuarios (CAU). A grandes rasgos, un CAU representa el portal de servicio a través del cual la empresa gestiona sus incidencias y prestaciones. Es decir, se encarga de la recepción, reasignación a otros grupos, seguimiento y cierre de las incidencias del cliente.

¿Cuáles son sus ventajas?

·  Ahorro en hardware y licencias: Incluye la gestión integral de portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas, monitores y todo tipo de hardware, lo que permite a los clientes ahorrar en sus compras y licenciamientos.

·  Software en la nube: La mayor parte de la potencia informática y sus aplicaciones se pueden recuperar a través de la nube. Esto crea un alto nivel de flexibilidad, seguridad de datos, confiabilidad y máxima transparencia con respecto a los costes generales para los usuarios y las empresas.

·  Usuario en el centro: Dota al usuario final de nuevas herramientas que facilitan la autogestión de tickets, consultas y peticiones. Además, se trata de un modelo personalizado de atención al empleado. Permite el acceso a aplicaciones y datos de la oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de la geografía y sin importar el dispositivo elegido.

·  Implementación flexible, rápida y eficiente: Favorece la estructuración sencilla de los servicios, habilitando una rápida implantación y adaptación a las cambiantes necesidades del negocio.

·  Gestión proactiva e integral: El modelo WaaS cubre la gestión de extremo a extremo, incluyendo infraestructuras, dispositivos, aplicativos y comunicaciones. Su deber es asegurar el buen funcionamiento del puesto de trabajo y la mayor eficiencia en la gestión de los procesos de negocio. Gracias a un modelo ágil de aprovisionamiento, garantiza el cumplimiento de los niveles de servicio y asegura el mínimo impacto al usuario final, incluso anticipándose a posibles incidencias.

·  Transparencia y control: Permite el seguimiento y el control del servicio en tiempo real, gracias al cuadro de mando. Dicha herramienta da acceso a información intuitiva y detallada de los principales indicadores que proporcionan soporte en la toma de decisiones de los clientes.

·  Gestión del cambio y evolución: Se llevan a cabo procesos de mejora continuada con el objetivo de incrementar la calidad del servicio, incorporando innovaciones tecnológicas que pueden suponer avances cuantitativos en los servicios prestados.

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18/03/2019
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Blockchain en el Facility Management, retos y oportunidades

Blockchain es una tecnología que aporta un alto grado de confianza en la gestión de transacciones, entendido este concepto como una serie de procesos que utilizan y generan una serie de datos.

El enfoque de gestión al que da soporte esta tecnología se basa en garantizar que tanto los procesos como los datos sean gestionados exclusivamente por las entidades que usan esta tecnología.

A día de hoy, Blockchain es conocida por el gran público como la tecnología que da soporte a Bitcoin, siendo este el primer ejemplo real de gestión en base a esta tecnología. Pero las posibilidades de Blockchain apuntan más allá del sector financiero y se ubican, ya actualmente, dentro de un contexto global en el ámbito de todos los negocios y servicios.

Ello significará un cambio radical en la forma de operar de las entidades, tanto en sí mismas como entre ellas, así como en su relación con las personas, aportando una cadena de confianza integrada, auditada y distribuida entre todos los participantes de dicha cadena.

La importancia de la “red”

Como toda tecnología, BlockChain debe verse soportada sobre una arquitectura física o “red” que le de soporte y que sea gobernada en base a una serie de criterios. A día de hoy, Blockchain se soporta sobre varios tipos de redes, que se diferencian en dos grandes tipos: redes privadas y redes públicas. En un futuro nada lejano, estos dos grandes tipos darán cabida a un gran variedad de redes Blockchain y, en cada una de estas, van a implicarse una serie de participantes que van a dar soporte a dicha red y van a marcar la estrategia en su desarrollo y funcionalidades de gestión y actuación.

Las entidades del mercado en sus diferentes sectores, ya sean estos sector público o privado, están creando asociaciones que impulsen y gobiernen esta tecnología en su aportación y oferta al mercado, como por ejemplo el caso de ALASTRIA en el sector privado empresarial del mercado español, u otros líderes tecnológicos globales como el caso de IBM.

Llegados a este punto, vemos que un aspecto fundamental a tener en cuenta en la gestión de un negocio o servicio será la interconexión entre redes de diferentes tipos y con diferentes participantes. Por tanto, tanto el tipo de red como la red finalmente seleccionada, así como los participantes que le den soporte, son aspectos a considerar a la hora de definir una estrategia Blockchain e iniciar el camino en esta nueva tecnología “aterrizándola” en un mercado concreto.

En el mercado español, conocemos las experiencias de una gran corporación financiera como el BBVA, que ha expuesto su experiencia con Blockchain en el foro de la Asociación de Periodistas de Información Económica (APIE) celebrado recientemente en la Universidad Internacional Menéndez y Pelayo (UIMP). Alicia Pertusa, responsable de estrategia BlockChain en BBVA, presentó dos casos reales en la gestión de líneas de crédito con clientes destacados de la entidad, como son INDRA y REPSOL.

La implicación de compañías del nivel de las citadas nos da una clara idea de la oportunidad de mercado que supone esta tecnología y de la clara apuesta que el mercado está desarrollando en su desarrollo y gestión, lo cual explica que todas las grandes entidades estén definiendo ya su posicionamiento al respecto.

Facility Management (FM) en Blockchain, el reto de la integración

Un reto que la disciplina del FM desea atender, como eje vertebral de su gestión, es la disponibilidad e integración de toda la información de una infraestructura a lo largo de toda su vida, así como su accesibilidad para los diferentes actores que pueden relacionarse con dichas infraestructuras: arquitecturas, constructoras, promotoras, gestoras, empresas de mantenimiento y un largo etcétera de participantes.

Dado que atiende justamente a este reto, la irrupción de Blockchain es una gran oportunidad para el FM ya que facilitará la disponibilidad de “todos” los datos que hagan referencia a una infraestructura, tanto aquellos de gestión como los de propiedad, auditando de manera exhaustiva todo lo sucedido en la vida de la misma. Es, por tanto, la herramienta que puede garantizar un alto grado de confianza ante cualquier análisis que se desee llevar a cabo sobre una infraestructura.

Para tratar este tema, IFMA España organizó el pasado junio en Madrid un evento que presentó diversas ponencias de empresas implicadas en el desarrollo y aplicación de BlockChain en casos de uso reales en el ámbito del FM. Francisco Ahumada, en calidad de Presidente de IFMA España, planteó una serie de retos del FM y las expectativas de solución en base a BlockChain, mientras que en la mesa de ponencias se dieron cita representantes de CBRE, IBM e INDRA, exponiendo cada una su visión y casos de estudio sobre esta tecnología. Como conclusión de la Jornada, quedó la total y clara alineación de esta tecnología – que ALASTRIA define como “Internet del Valor” – con la estrategia de Valor Añadido que IFMA está fomentando.

Vista esta situación, en la que cada red Blockchain deberá ofrecer aplicaciones a sus asociados independientemente de sus participantes y del tipo de red, se hace evidente la necesidad de disponer de herramientas capaces de trabajar con esta tecnología, garantizando la integración de todos los participantes en la gestión y operación de infraestructuras.

Es por ello que SII Concatel está trabajando en su estrategia sobre la tecnología Blockchain y, en concreto, en el encaje de su herramienta ServiceONE como aplicación disponible en redes de esta tecnología.

Blockchain en Facility Management

Josep María Alonso García

Director División de Producto de SII Concatel

*artículo pùblicado en el número 14 de la Revista Facility Management Services
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25/10/2018
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Instalaciones más eficientes, empleados más motivados

La transformación tecnológica ha llegado a todos los sectores empresariales, y la gestión del puesto de trabajo no es una excepción. De un tiempo a esta parte, los facility managers se encargan no tan solo de gestionar las instalaciones, sino también de administrar la experiencia de usuario de los trabajadores que las utilizan. Repasamos las últimas tendencias en el sector.

La importancia de la “experiencia del empleado”

GPT2Hablamos de experiencia del empleado en cuanto a la suma de todas las interacciones que un empleado tiene con su empleador. Abarca la satisfacción y el compromiso de los empleados con el negocio, convirtiéndose estos en los indicadores más importantes para medir la felicidad de los empleados.

El lugar de trabajo es una representación tangible de la cultura de la empresa. Ahí reside la importancia del Facility Management en cuanto a experiencia de empleado, que está influenciada principalmente por el entorno físico en el que trabaja. Dado que el administrador de las instalaciones supervisa casi todos los aspectos del lugar de trabajo, es el que tiene potencialmente el mayor impacto en cómo se siente un empleado acerca de la empresa.

Un estudio conducido por Steelcase en 2016 sobre 12.000 empleados de 17 países diferentes reveló que existe una correlación directa entre la satisfacción del empleado con las instalaciones dónde trabajo y el nivel de compromiso, reafirmando así la importancia de llevar a cabo buenas prácticas en cuanto a gestión del puesto de trabajo y facility management.

¿Qué deben hacer los Facility Managers?

De este modo, los Facility Managers deben tener en cuenta las métricas de administración de instalaciones de puesto de trabajo, para ofrecer instalaciones óptimas y eficientes a los empleados. En cuanto a métricas, nos referimos a:

  • Costes inmobiliarios:

Los costes inmobiliarios son uno de los mayores gastos a los que los empresarios deben enfrentarse. Para reducir los gastos de bienes inmuebles, un buen facility manager debe tener una idea del total de metros cuadrados de los espacios en propiedad y de los arrendados por la empresa, los términos del contrato de arrendamiento, el costo por m2 y el valor de cada espacio.

  • Utilización del espacio:

Es especialmente importante que los facility managers controlen la utilización del espacio. Hablamos de realizar la evaluación de la capacidad del espacio, la tasa de vacantes, el costo del espacio por empleado y los costos anuales totales de las instalaciones, entre otros datos.

  • Calidad espacial:

La calidad del espacio tiene una relación directa con la satisfacción de los empleados y repercute en el buen ambiente laboral. Por ello, contar con un espacio de calidad es primordial para gestionar las instalaciones de manera óptima. El 82% de los profesionales cree que la innovación comienza con el lugar de trabajo, según la encuesta de 2017 de Capital One Work Environment. Sin embargo, más de la mitad describen su lugar de trabajo como “poco inspirador”. Para conseguir un buen espacio de trabajo es necesario contar con una iluminación óptima, buena acústica, una combinación de espacios silenciosos y de colaboración y la tecnología y las comodidades que los empleados esperan.

¿Cómo conseguir una óptima gestión del puesto de trabajo?

GPT1Existen herramientas especialmente diseñadas para la gestión del puesto de trabajo, que ofreciendo una gestión integral de las infraestructuras y los servicios, garantizan la máxima satisfacción del usuario. Hablamos de los IWMS (Integrated workplace management system). 

Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS, por sus siglas en inglés) es una plataforma de software que ayuda a las organizaciones a optimizar el uso de los recursos del lugar de trabajo, incluida la administración de bienes, infraestructura y activos de las instalaciones. IWMS integra cinco áreas funcionales básicas dentro de una empresa:

  • Gestión Inmobiliaria

Hablamos de actividades como la compra o el arrendamiento, la gestión financiera y la disposición, todo ello de activos inmobiliarios. La mayoría de IWMS incluyen servicios de administración de bienes, planificación estratégica, gestión de transacciones, análisis de solicitudes de propuestas, etc.

  • Gestión de proyectos de capital

Esta área incluye actividades asociadas con el diseño y desarrollo de nuevas instalaciones y la remodelación o mejora de las instalaciones existentes, incluida su reconfiguración y expansión. Las características comunes de IWMS incluyen la planificación de capital, diseño, financiamiento, licitación, adquisiciones, administración de costos y recursos, documentación de proyectos y administración de planos, programación y análisis de rutas críticas.

  • Gestión de las instalaciones

Nos referimos a las actividades relacionadas con la operación y la utilización optimizada de las instalaciones. Las características comunes de IWMS ofrecen: la planificación estratégica de las instalaciones (incluido el modelado y análisis de escenarios), la integración de CAD y BIM, la gestión del espacio, la gestión del servicio del sitio y de los empleados, la programación de recursos y la gestión de movimientos.

  • Manejo de mantenimiento

Esta área cubre las actividades relacionadas con el mantenimiento correctivo y preventivo y la operación de instalaciones y activos.  Los software IWMS admiten la administración de activos, solicitudes de trabajo, mantenimiento preventivo, administración de órdenes de trabajo, seguimiento de garantías, administración de inventario, administración de proveedores y evaluación de las condiciones de las instalaciones.

  • Sostenibilidad y gestión energética.

Esta área abarca las actividades relacionadas con la medición y reducción del consumo de recursos (incluida la energía y el agua) y la producción de desechos (incluidas las emisiones de gases de efecto invernadero) dentro de las instalaciones.  Las características comunes de IWMS incluyen la integración con los sistemas de gestión de edificios (BMS), los indicadores de rendimiento de la sostenibilidad, la evaluación comparativa de la energía, etc.

Dentro de las IWMS destaca ServiceONE, la única herramienta de Facility Management que se nutre del Internet de las Cosas (IoT) aplicado a los edificios, y la inteligencia artificial de IBM Watson para ofrecer respuestas a las incidencias y las peticiones de los empleados. Esta herramienta es capaz de:

  • Gestionar espacios, gracias a su integración con BIM, CAD y DIS
  • Gestionar activos, llevando a cabo un mantenimiento Legal, Preventivo y Conductivo
  • Gestionar incidencias y peticiones de servicio, con su sistema de ticketing integrado con Virtual Agent de IBM Watson
  • SEE. Sostenibilidad y eficiencia energética.
  • Gestionar acuerdos a nivel de servicio, SLA (Cliente) OLA (Proveedor)
  • Gestionar los proyectos y gestión del cambio

Construir un lugar de trabajo moderno y centrado en los empleados es crucial para conseguir el mejor entorno laboral, y lograr tener unos empleados cada vez más motivados y orgullosos de su empresa.

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25/09/2018
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Facility Management: la importancia de una disciplina aún desconocida

¿Qué es el Facility Management?

El Facility Management hace referencia a la gestión de infraestructuras y de los servicios que en ellas se prestan y engloba todas las tareas relacionadas con dicha gestión, desde asegurarse que el aire acondicionado de un edificio funcione de forma eficaz, fiable, segura y legal, hasta asegurarse de que se haga la limpieza del edificio de forma regular o controlar el servicio de los diferentes proveedores. La mayoría de estas tareas, hoy en día, se pueden gestionar a través de la tecnología, normalmente con herramientas de gestión de datos y procesos.

Pese a su evidente importancia e incidencia en la cuenta de resultados de las organizaciones, esta disciplina es todavía una gran desconocida en nuestro país. De hecho, en algunos países el facility management representa la segunda partida de gastos más importante dentro de una empresa (aproximadamente un 30%). Aun así, en España, el esta disciplina no tiene ni mucho menos el desarrollo que tiene en otros países como Estados Unidos o Reino Unido, Holanda, Francia o Alemania.

¿Qué consiguen las empresas con el Facility Management?

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  • Ahorro de costes
  • Aumento de la calidad e imagen percibida
  • Conocimiento del mercado y cartera de proveedores
  • Análisis profundo de las necesidades reales del inmueble y sus servicios
  • Aportar más eficiencia para un mayor bienestar incidiendo positivamente en la imagen de la compañía y reduciendo los costes con operativas optimizadas

 

La tecnología, factor clave para la gestión de infraestructuras

En una sociedad donde las necesidades empresariales cambian a ritmo vertiginoso, surge la necesidad de darles respuesta a su misma velocidad. Y éstas respuestas se consiguen sólo a través la innovación, ofreciéndole al cliente servicios con un alto valor añadido. La clave, pues, está en utilizar la tecnología para diseñar los procesos y las soluciones en función de las necesidades del cliente y del mercado, buscando siempre ofrecer un valor diferencial y sabiéndose adaptar a las exigencias del contexto en el momento adecuado.

¿Qué características necesita la tecnología que acompaña a los Facility Managers en su día a día?

Para resultar óptima y estar alineada con las nuevas tendencias del sector, las herramientas para la gestión de edificios e infraestructuras deben cumplir una serie de características:

• Gran capacidad de adaptación: las herramientas para la gestión de infraestructuras y servicios deben estar basadas en una tecnología de soluciones abiertas en cuanto a sistemas, bases de datos, comunicaciones… líderes de mercado de Sistemas de Información, para poder integrar en una sola plataforma a todos los actores implicados en el proceso de gestión de infraestructuras.

• Gestión por procesos: a su vez, es importante que la solución disponga de una estructura de gestión modular, configurable, flexible y extremadamente personalizable. De esta forma, podrá ofrecer soluciones personalizadas, basadas en la gestión por procesos. De esta forma se optimizan al máximo los servicios prestados, dando respuesta a las cambiantes demandas que emanan de cada tipo de negocio.tablet-bim-blog

• Integración con BIM (Building Information Modeling): Atendiendo a los nuevos retos y necesidades que surgen en el mercado, la herramienta deberá tener la capacidad de integrarse con BIM, una exigencia en la entrega de nuevas estructuras a gestionar.

• Servicio de “escucha e interpretación de información”: por último, la solución tecnológica de gestión de infraestructuras que acompañe al Facility Manager debe tener la capacidad de recoger, analizar e interpretar datos de diferentes fuentes, tanto de los propios softwares instalados en el edificio (sensores, contadores…), como de información 2.0, normalmente proveniente de fuentes externas (internet y redes sociales) , transformando estos datos en información estratégica para la toma de decisiones.

Así, la tecnología aportará a la gestión de infraestructuras la innovación que permitirá a las compañías dar un salto cualitativo que supone pasar del dato a la información, y de ésta, a la acción estratégica.

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25/10/2017
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Eficiencia energética, necesidad clave en la gestión de infraestructuras

Dada la creciente importancia y relevancia que el consumo sostenible tiene en la sociedad hoy en día, la demanda de mercado en cuanto a herramientas para medir y gestionar consumos energéticos se ha multiplicado. Así, las empresas y todo tipo de entidades demandan, cada vez más, herramientas que les ayuden a gestionar sus consumos, tanto para optimizar sus costes, como para cumplir con las normativas que se exigen a nivel europeo.

Por tanto, uno de los objetivos fundamentales para una óptima gestión de infraestructuras es disponer de una herramienta de gestión de infraestructuras que sea capaz de responder a esas nuevas demandas a través del conocimiento profundo de la Gestión y Eficiencia Energética. Tanto es así que, en el ámbito del Facility Management surge una figura profesional que se está abriendo un espacio propio dentro de la disciplina. Una figura muy focalizada en todo aquello que tiene relación con la gestión de dichos consumos: el Energy Manager.

“Solo se puede mejorar aquello que se puede medir” 

Evidentemente, todas las compañías que buscan abordar ese análisis de consumo energético, pretenden hacerlo de una forma óptima. Para ello, este análisis debe estar basado, sin duda, en una serie de indicadores y variables de medición que pueden ser establecidos a través de la metodología de gestión SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-scheduled).

Esta metodología busca la consecución de unos objetivos de mejora a través de la creación y el seguimiento de planes de acción basados en indicadores que permitan responder a, como mínimo, las siguientes preguntas:

  • ¿Dónde consumimos?: edificios, plantas, activos, etc.
  • ¿Cuándo consumimos?: horarios, estacionalidad, relación con climatología, humedad, etc.
  • ¿Cuánto consumimos?: puntas en base a fijación de objetivos.
  • ¿Cómo lo consumimos?: frecuencia, picos de demanda, estacionalidades, etc.
  • ¿Estamos cumpliendo los objetivos de mejora?

Así, para cualquier organización que busque cumplir con las actuales normativas internacionales y optimizar sus costes energéticos, la implantación de una herramienta que responda a esas necesidades es un paso fundamental. Este requerimiento nos conduce, de nuevo, a repasar todas aquellas características imprescindibles que debe tener cualquier solución de Facility Management. Entre ellas, un módulo específico para la gestión de la energía. Como decíamos en otras entradas de este blog, es imprescindible que estas herramientas sepan escuchar a los edificios a través de sensores, o softwares de control de los que disponen los elementos ubicados en territorio, espacios o la misma infraestructura.

La herramienta deberá transformar todos esos datos en información para la gestión y desarrollo de acciones estratégicas, disminuir los costes y permitir a la empresa evolucionar hacia el concepto «Green Company».

 

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Tecnología
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04/10/2017
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“La felicidad del usuario a través de Facility Management”, la clave del evento de la ACFM

Durante la tarde de ayer se llevó a cabo la presentación oficial de ACFM, la Asociación Catalana de Facility Management. Una asociación que nace el pasado mes de noviembre de 2015 con el objetivo de difundir el conocimiento y dar a conocer esta disciplina y todo aquello que ésta implica.

Experiencias positivas y felicidad para el usuario 

La felicidad y el bienestar del usuario como objetivo final de la disciplina fue el mensaje que se transmitió durante el acto, a través de las intervenciones y charlas de algunos de los más destacados profesionales del sector. Así, se conceptualizó la disciplina como algo que va mucho más de la mera gestión de infraestructuras y servicios. Se entiende, pues, como una pasión a través de la que se aporta felicidad y comodidad a los usuarios de grandes infraestructuras, desde hospitales o prisiones hasta edificios de oficinas.

Así, la ACFM busca mejorar la competitividad de sus asociados, dar visibilidad al Facility Management y consolidarlo como una práctica empresarial habitual. Este propósito se vertebra mediante la promoción y difusión de los modelos y beneficios que lleva implícitos y la formación y el conocimiento en esta misma materia. El evento contó con la participación activa de Marc Sistach, (presidente de la Asociación y director de explotación de Urbicsa), Francesc Sutrias (Director General de Patrimoni de la Generalitat de Catalunya), Agustín Abelaira (Director Servicios Generales en Ayuntamiento de Barcelona) y Luis Morejón (Senior Managing Director de CBRE).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Más de 200 representantes destacados del sector del Facility Management asistieron al evento, dónde se realizaron las distintas intervenciones antes mencionadas, y posteriormente, se habilitó un espacio con un pequeño cáterin para dar paso al networking y concluir el evento en el Auditorio CaixaForum de Barcelona.

La Asociación Catalana de Facility Management nace con la firme voluntad de agrupar todos aquellos profesionales, empresas o entidades que, dentro de sus actuaciones, ofrecen, promocionan o desarrollan cualquiera de las actividades relacionadas con el Facility Management en Catalunya para convertirse en un centro de referencia con reconocimiento nacional e internacional.

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Actualidad
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23/05/2017
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