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Workplace as a Service: La transformación digital del puesto de trabajo

Workplace as a Service: La transformación digital del puesto de trabajo

El concepto de Workplace-as-a-Service (WaaS) está ganando terreno en la medida que las organizaciones están descubriendo los numerosos beneficios que comporta la Gestión del Puesto de Trabajo.

Es un hecho que la delegación de competencias tecnológicas permite a las organizaciones mejorar su rendimiento al centrar sus esfuerzos en las actividades propias de su core business. Las empresas aumentan la productividad de sus empleados, al mismo tiempo que apuestan por la transformación digital del negocio.

En este sentido, WaaS es un avance del concepto de Software-as-a-Service (SaaS). Pensada para dar respuesta a las necesidades de transformación digital en el campo de Gestión del Puesto de Trabajo, una solución WaaS garantiza la gestión integral, la calidad de los servicios y el control de costes. De manera que, hardware, software, licencias, servicios, financiamiento y soporte se integran en una única solución innovadora.

¿Cómo funciona?

Antes de la puesta en marcha del servicio, un equipo de consultores especializados realiza un análisis estratégico, tecnológico y funcional del entorno de trabajo del cliente. La propuesta de transformación resultante de esta fase viene motivada por distintos dinamizadores de cambio.

La etapa de transformación se basa en el análisis detallado de la situación tecnológica de partida y en la definición de los objetivos. Se realiza una planificación detallada y, posteriormente, tiene lugar el proceso de implantación y de soporte para la gestión del cambio. Asimismo, en esta fase también se definen los indicadores de evaluación y seguimiento.

A continuación, los elementos modificados pasan automáticamente a ser gestionados por el equipo de servicios, organizado en diferentes subáreas.

En primer lugar, y en estrecha colaboración con el equipo de transformación, se encuentra el área de provisión. Como su propio nombre indica, se encarga de proveer al cliente y a las demás áreas, de todos aquellos elementos físicos que serán necesarios para el éxito de las transformaciones y su posterior gestión.

Los equipos de plataformas y sistemas, en cambio, son las responsables de la gestión, mantenimiento y mejora de los sistemas operativos y de los sistemas de comunicación, respectivamente. Igual de importantes son los equipos de soporte, responsables de la atención y resolución de incidencias y peticiones tanto por conexión remota como de forma presencial.

El Front End es el Centro de Atención a Usuarios (CAU). A grandes rasgos, un CAU representa el portal de servicio a través del cual la empresa gestiona sus incidencias y prestaciones. Es decir, se encarga de la recepción, reasignación a otros grupos, seguimiento y cierre de las incidencias del cliente.

¿Cuáles son sus ventajas?

·  Ahorro en hardware y licencias: Incluye la gestión integral de portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas, monitores y todo tipo de hardware, lo que permite a los clientes ahorrar en sus compras y licenciamientos.

·  Software en la nube: La mayor parte de la potencia informática y sus aplicaciones se pueden recuperar a través de la nube. Esto crea un alto nivel de flexibilidad, seguridad de datos, confiabilidad y máxima transparencia con respecto a los costes generales para los usuarios y las empresas.

·  Usuario en el centro: Dota al usuario final de nuevas herramientas que facilitan la autogestión de tickets, consultas y peticiones. Además, se trata de un modelo personalizado de atención al empleado. Permite el acceso a aplicaciones y datos de la oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de la geografía y sin importar el dispositivo elegido.

·  Implementación flexible, rápida y eficiente: Favorece la estructuración sencilla de los servicios, habilitando una rápida implantación y adaptación a las cambiantes necesidades del negocio.

·  Gestión proactiva e integral: El modelo WaaS cubre la gestión de extremo a extremo, incluyendo infraestructuras, dispositivos, aplicativos y comunicaciones. Su deber es asegurar el buen funcionamiento del puesto de trabajo y la mayor eficiencia en la gestión de los procesos de negocio. Gracias a un modelo ágil de aprovisionamiento, garantiza el cumplimiento de los niveles de servicio y asegura el mínimo impacto al usuario final, incluso anticipándose a posibles incidencias.

·  Transparencia y control: Permite el seguimiento y el control del servicio en tiempo real, gracias al cuadro de mando. Dicha herramienta da acceso a información intuitiva y detallada de los principales indicadores que proporcionan soporte en la toma de decisiones de los clientes.

·  Gestión del cambio y evolución: Se llevan a cabo procesos de mejora continuada con el objetivo de incrementar la calidad del servicio, incorporando innovaciones tecnológicas que pueden suponer avances cuantitativos en los servicios prestados.

Instalaciones más eficientes, empleados más motivados

La transformación tecnológica ha llegado a todos los sectores empresariales, y la gestión del puesto de trabajo no es una excepción. De un tiempo a esta parte, los facility managers se encargan no tan solo de gestionar las instalaciones, sino también de administrar la experiencia de usuario de los trabajadores que las utilizan. Repasamos las últimas tendencias en el sector.

La importancia de la “experiencia del empleado”

GPT2Hablamos de experiencia del empleado en cuanto a la suma de todas las interacciones que un empleado tiene con su empleador. Abarca la satisfacción y el compromiso de los empleados con el negocio, convirtiéndose estos en los indicadores más importantes para medir la felicidad de los empleados.

El lugar de trabajo es una representación tangible de la cultura de la empresa. Ahí reside la importancia del Facility Management en cuanto a experiencia de empleado, que está influenciada principalmente por el entorno físico en el que trabaja. Dado que el administrador de las instalaciones supervisa casi todos los aspectos del lugar de trabajo, es el que tiene potencialmente el mayor impacto en cómo se siente un empleado acerca de la empresa.

Un estudio conducido por Steelcase en 2016 sobre 12.000 empleados de 17 países diferentes reveló que existe una correlación directa entre la satisfacción del empleado con las instalaciones dónde trabajo y el nivel de compromiso, reafirmando así la importancia de llevar a cabo buenas prácticas en cuanto a gestión del puesto de trabajo y facility management.

¿Qué deben hacer los Facility Managers?

De este modo, los Facility Managers deben tener en cuenta las métricas de administración de instalaciones de puesto de trabajo, para ofrecer instalaciones óptimas y eficientes a los empleados. En cuanto a métricas, nos referimos a:

  • Costes inmobiliarios:

Los costes inmobiliarios son uno de los mayores gastos a los que los empresarios deben enfrentarse. Para reducir los gastos de bienes inmuebles, un buen facility manager debe tener una idea del total de metros cuadrados de los espacios en propiedad y de los arrendados por la empresa, los términos del contrato de arrendamiento, el costo por m2 y el valor de cada espacio.

  • Utilización del espacio:

Es especialmente importante que los facility managers controlen la utilización del espacio. Hablamos de realizar la evaluación de la capacidad del espacio, la tasa de vacantes, el costo del espacio por empleado y los costos anuales totales de las instalaciones, entre otros datos.

  • Calidad espacial:

La calidad del espacio tiene una relación directa con la satisfacción de los empleados y repercute en el buen ambiente laboral. Por ello, contar con un espacio de calidad es primordial para gestionar las instalaciones de manera óptima. El 82% de los profesionales cree que la innovación comienza con el lugar de trabajo, según la encuesta de 2017 de Capital One Work Environment. Sin embargo, más de la mitad describen su lugar de trabajo como “poco inspirador”. Para conseguir un buen espacio de trabajo es necesario contar con una iluminación óptima, buena acústica, una combinación de espacios silenciosos y de colaboración y la tecnología y las comodidades que los empleados esperan.

¿Cómo conseguir una óptima gestión del puesto de trabajo?

GPT1Existen herramientas especialmente diseñadas para la gestión del puesto de trabajo, que ofreciendo una gestión integral de las infraestructuras y los servicios, garantizan la máxima satisfacción del usuario. Hablamos de los IWMS (Integrated workplace management system). 

Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS, por sus siglas en inglés) es una plataforma de software que ayuda a las organizaciones a optimizar el uso de los recursos del lugar de trabajo, incluida la administración de bienes, infraestructura y activos de las instalaciones. IWMS integra cinco áreas funcionales básicas dentro de una empresa:

  • Gestión Inmobiliaria

Hablamos de actividades como la compra o el arrendamiento, la gestión financiera y la disposición, todo ello de activos inmobiliarios. La mayoría de IWMS incluyen servicios de administración de bienes, planificación estratégica, gestión de transacciones, análisis de solicitudes de propuestas, etc.

  • Gestión de proyectos de capital

Esta área incluye actividades asociadas con el diseño y desarrollo de nuevas instalaciones y la remodelación o mejora de las instalaciones existentes, incluida su reconfiguración y expansión. Las características comunes de IWMS incluyen la planificación de capital, diseño, financiamiento, licitación, adquisiciones, administración de costos y recursos, documentación de proyectos y administración de planos, programación y análisis de rutas críticas.

  • Gestión de las instalaciones

Nos referimos a las actividades relacionadas con la operación y la utilización optimizada de las instalaciones. Las características comunes de IWMS ofrecen: la planificación estratégica de las instalaciones (incluido el modelado y análisis de escenarios), la integración de CAD y BIM, la gestión del espacio, la gestión del servicio del sitio y de los empleados, la programación de recursos y la gestión de movimientos.

  • Manejo de mantenimiento

Esta área cubre las actividades relacionadas con el mantenimiento correctivo y preventivo y la operación de instalaciones y activos.  Los software IWMS admiten la administración de activos, solicitudes de trabajo, mantenimiento preventivo, administración de órdenes de trabajo, seguimiento de garantías, administración de inventario, administración de proveedores y evaluación de las condiciones de las instalaciones.

  • Sostenibilidad y gestión energética.

Esta área abarca las actividades relacionadas con la medición y reducción del consumo de recursos (incluida la energía y el agua) y la producción de desechos (incluidas las emisiones de gases de efecto invernadero) dentro de las instalaciones.  Las características comunes de IWMS incluyen la integración con los sistemas de gestión de edificios (BMS), los indicadores de rendimiento de la sostenibilidad, la evaluación comparativa de la energía, etc.

Dentro de las IWMS destaca ServiceONE, la única herramienta de Facility Management que se nutre del Internet de las Cosas (IoT) aplicado a los edificios, y la inteligencia artificial de IBM Watson para ofrecer respuestas a las incidencias y las peticiones de los empleados. Esta herramienta es capaz de:

  • Gestionar espacios, gracias a su integración con BIM, CAD y DIS
  • Gestionar activos, llevando a cabo un mantenimiento Legal, Preventivo y Conductivo
  • Gestionar incidencias y peticiones de servicio, con su sistema de ticketing integrado con Virtual Agent de IBM Watson
  • SEE. Sostenibilidad y eficiencia energética.
  • Gestionar acuerdos a nivel de servicio, SLA (Cliente) OLA (Proveedor)
  • Gestionar los proyectos y gestión del cambio

Construir un lugar de trabajo moderno y centrado en los empleados es crucial para conseguir el mejor entorno laboral, y lograr tener unos empleados cada vez más motivados y orgullosos de su empresa.

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