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5 ventajas de los sistemas ERP en la nube

Pese a su uso cada vez más popularizado en todo tipo de organizaciones, las virtudes del ERP todavía se ven opacadas por defectos relativos al coste, a la implantación y al mantenimiento. Como alternativa han surgido los ERP en la nube, que aportan soluciones para algunas de estas cuestiones.

El término ERP (Enterprise Resource Planning) se refiere a un software de gestión empresarial que integra los procesos centrales de una organización en un único sistema. Desde producción y distribución hasta operaciones, pasando por logística y recursos humanos.

Dichos sistemas facilitan el flujo de información a tiempo real a través de todos los departamentos de una organización, de manera que también simplifica la toma de decisiones. Alojados y accesibles desde una misma plataforma, los datos ofrecen un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa.

¿Qué es un ERP en la nube?

Con la aparición de nuevas tecnologías, ha surgido el software ERP en la nube como alternativa a los sistemas de gestión locales. La nube se encuentra en el centro de las nuevas estrategias competitivas con motivo de su velocidad, escalabilidad, ubicuidad y experiencia del usuario.

La nueva solución ERP permite automatizar todos los procesos, aprovechando las ventajas de la tecnología cloud computing. Concretamente, el software ERP alojado en la nube aprovecha las ventajas de un ERP tradicional junto con los beneficios añadidos inherentes a su alojamiento.

Con el modelo cloud la empresa puede prescindir de infraestructura propia, tercerizando la operatoria del ERP y optando por un centro de datos externo.

Personalización

El proveedor de servicios participa activamente en la planificación, el diseño y la implementación del sistema ERP. La cooperación entre ambos actores da como resultado un modelo que se adapta a las necesidades específicas de la empresa. Se debe tener en cuenta, además, que dichas exigencias de computación y de almacenamiento fluctúan. Para dar respuesta a las variaciones, la fórmula cloud facilita la realización de ajustes y adaptaciones de forma casi inmediata.

El ERP en la nube mantiene a la compañía a la cabeza en innovación, gracias a las constantes actualizaciones automáticas.

Implantación

Los largos tiempos de instalación y la parametrización de componentes que requiere un ERP local desaparecen con la solución cloud. La herramienta facilita la implementación sin necesidad de que la compañía adquiera y/o configure nuevos equipos informáticos.

Además, agiliza el proceso para todas aquellas empresas organizadas en múltiples divisiones. En este caso, una simple configuración permitirá el acceso al programa mediante un servidor web.

Flexibilidad

Las soluciones cloud ERP permiten el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta herramienta reduce la accesibilidad a un único requisito: conexión a Internet. Los empleados tienen a su disposición toda la información de la empresa a tiempo real, desde sus portátiles y smartphones, sin costes adicionales.

Protección

Un ERP es en términos generales un repositorio de toda la información de una compañía, de manera que la seguridad se convierte en un factor clave para asegurar la competitividad del negocio. Preservar la titularidad, la seguridad y la privacidad de los datos debe ser una prioridad para cualquier proveedor de servicios.

En este sentido, la contratación de una solución ERP en la nube conlleva un compromiso de protección por parte del proveedor. Garantizar los estándares de seguridad más avanzados es competencia de la empresa contratada. Por este motivo, la nube ofrece mayores garantías de las que puede conseguir la propia empresa de forma interna en caso de optar por un ERP local.

Reducción de la inversión

En comparación con los formatos de instalación local, los sistemas cloud ERP requieren una menor inversión. En este segundo caso, la adquisición de la licencia, la implantación del software, la compra de los equipos informáticos y el mantenimiento del sistema, aumentan el gasto de la empresa. Es precisamente la externalización del mantenimiento técnico una de las cuestiones que más afectan al ahorro de tiempo y costes.

Habitualmente la contratación de este servicio se ofrece bajo un modelo de suscripción periódica. De este modo, el proveedor se compromete con el cliente. Entre sus tareas destacan: mantener la infraestructura técnica, asegurar la accesibilidad, asegurar los activos de información y evitar que las actualizaciones menoscaben la configuración personalizada.

Caso de éxito: Integración de SAP ERP con Tickelia en Bogaris

La división de consuloría SAP de SII Concatel ha realizado en su cliente Bogaris un proyecto pionero de intagración de SAP ERP con la tecnología para la digitalización en la Gestión de gastos y recuperación de IVA aportada por Tickelia, nuevo partner de SII Concatel.

 

Bogaris, una empresa especializada en la promoción de grandes superficies comerciales, logísticas e industriales en régimen de arrendamiento, con más de 800.000m2 de SBA desarrollados i más de 30 años de experiencia en el sector, planteó a SII Concatel un proyecto cuyos objeticos están orientados a:

  • Integrar a nivel contable y de forma sencilla, el servicio de gestión de gastos de viaje Tickelia con su sistema de gestión empresarial SAP ERP.
  • Disponer de la integración indicada en tiempo y forma determinados y acotados en el tiempo.
  • Los desarrollos y tablas incluidos en la solución de integración no deben interferir con el resto de componentes existentes en SAP, tanto estándares SAP como otros desarrollos a medida.

Tickelia, una solución única para la automatización de la gestión de gastos y recuperación del IVA de una empresa, funciona a través de una aplicación móvil de máxima usabilidad y su objetivo es simplificar, controlar y registrar automáticamente los tickets de gastos de desplazamientos y dietas. Todo el ciclo de la gestión de gastos, desde el reporte hasta la contabilización, se integra en un mismo entorno. La integración de Tickelia con la herramienta SAP ERP de Bogaris se ha realizado por parte del equipo de consultores SAP de SII Concatel de forma paquetizada, parametrizable para adaptarse a las necesidades de cada cliente. 

Dicha solución contempla la recepción de los ficheros con la información necesaria para contabilizar en SAP ERP todos los tickets / notas de gastos, facturas de gastos y facturas de gastos del proceso de recuperación del IVA, provenientes de la solución para la gestión de gastos de viaje Tickelia, y cuenta con los siguientes servicios incluidos:

· Puesta a disposición del cliente de los programas y tablas necesarias para la ejecución del proceso.

· Realización de pruebas de funcionamiento, en los entornos de desarrollo y test / calidad.

· Explicación del funcionamiento de la solución (formación).

· Soporte a la puesta en marcha de la solución (ejecución de dos procesos de contabilización de gastos)

 

Revolución SAP S/4HANA: ¿Cómo desplegar el ERP inteligente?

En los próximos años, los expertos SAP se convertirán en los perfiles técnicos más demandados y es más que probable que tenga lugar un boom de proyectos de migración a S/4HANA. ¿Todavía no tenéis prevista una transformación a SAP S/4HANA en vuestra estrategia de crecimiento? Ha llegado la hora de poner las cartas sobre la mesa.

 

Sí, lo sabemos, hace un año SAP postergó el ya bautizado como “apagón de SAP” hasta 2027, período ampliable hasta 2030. Esto significa que la multinacional alemana dejará de dar soporte y de ofrecer actualizaciones a las versiones de SAP Business Suite 7, R/3 (Business All-in-One) y ECC. El objetivo: animar a todos sus clientes a dar el paso definitivo hacia SAP S/4HANA.

Dejando a un lado la fecha de fin de soporte, también es importante considerar los beneficios de S/4HANA a nivel de negocio. Por todo esto, hoy analizaremos el valor añadido de su última versión de ERP y hablaremos de los diferentes caminos que nos pueden llevar a S/4HANA.

¿Qué es SAP S/4HANA y por qué te interesa leer este post?

Como parte de la transformación digital y en línea con los grandes cambios que está planteado la compañía en los últimos años, SAP S/4HANA es la “nueva” arquitectura tecnológica basada en la plataforma in-memory SAP HANA, que utiliza la interfaz de usuario intuitiva de SAP Fiori.

Si partimos de la base de que cualquier innovación o avance en las prestaciones de este ERP supone una gran mejora para todas las empresas que se benefician de sus servicios, entenderemos porque SAP S/4HANA supone un paso más allá y ofrece un conjunto de beneficios adicionales:

  • Analítica predictiva e información en tiempo real para la toma ágil de decisiones estratégicas.
  • Alto rendimiento, seguridad y capacidad de integración.
  • Flexibilidad para implantar innovaciones en los procesos de negocio y para simplificarlos.
  • Experiencia de usuario mejorada a través de una mayor agilidad en las operaciones.
  • Capacidad para expandir la infraestructura IT en función de las cambiantes necesidades de negocio.
  • Movilidad ampliada con una experiencia multidispositivo sin fisuras.

Con respecto a sus antecesores, cabe destacar que esta solución combina ERP y Business Intelligence con el objetivo de manejar de forma óptima grandes cantidades de datos. La apuesta por SAP S/4HANA es una oportunidad real para situar los datos y el análisis en el centro de la toma de decisiones. El principal inconveniente, sin embargo, es que para los clientes existentes, desplegar este nuevo producto es mucho más que un simple upgrade de versión.

La elección del camino a seguir siempre depende de la situación individual de cada cliente. Entonces, ¿por dónde debemos empezar?

Roadmap hacia SAP S/4HANA

Los expertos lo tienen claro y nos recuerdan que migrar e implantar este software paquetizado de forma poco planificada puede traer consigo una serie de riesgos. Para asegurar el éxito del proyecto de migración, es indispensable analizar las posibles afectaciones y diseñar un proceso de implantación controlado.

Antes de ponernos manos a la obra es necesario que diseñemos una hoja de ruta con objetivos a corto, medio y largo plazo para tener la máxima visibilidad y garantizar la consecución de objetivos en tiempo y forma. Nuestra prioridad, pues, será reducir la resistencia al cambio para evitar cualquier impacto que ponga en riesgo la consecución de los objetivos definidos.

Este roadmap debe tener en cuenta la estrategia empresarial y las tendencias del sector para analizar en qué momento es mejor llevar a cabo la transformación, orientando las actuaciones para alcanzar los mejores resultados. Asimismo, será necesario un análisis de las opciones de arquitectura e infraestructura alineadas a dicho roadmap y una estimación del esfuerzo de migración.

Llegados a este punto, es importante destacar que hay diferentes maneras de abordar la transformación a S/4HANA. Ya sea a través de la migración de una solución SAP ERP existente o a través de una nueva iniciativa de implementación. En este sentido, existen 3 enfoques principales:

  • Greenfield: está pensado para nuevas implementaciones de clientes que todavía no tienen SAP y empiezan desde cero, o de clientes que deciden reimplantarlo para llevar a cabo el rediseño de sus procesos. En este caso concreto, hay cuatro opciones de despliegue: On Premise, On Cloud, híbrido y/o SAP HEC (HANA Enterprise Cloud).
  • Bluefield: este enfoque representa la alternativa entre la implantación y la migración. Es la mejor opción para aquellos clientes que ven en la transformación a S/4HANA una oportunidad para optimizar su estructura organizativa y de datos, conservando parte de los desarrollos y de la personalización de su modelo SAP.
  • Brownfield: consiste en la migración a S/4HANA de un sistema SAP preexistente. Esto significa necesariamente que el cliente también deberá realizar la migración previa de la base de datos actual a la base de datos SAP HANA si todavía no trabaja con esta plataforma in-memory. Este enfoque es el más adecuado para aquellos que no quieren perder sus datos históricos y que apuestan por una transformación rápida y una progresiva adopción de las innovaciones de S/4HANA a un ritmo menos frenético.

Finalmente, si realmente queremos aprovechar todas las ventajas que nos ofrece S/4HANA, tendremos que tomarnos muy enserio la gestión del cambio y la transmisión de conocimiento. Porque toda transformación tecnológica comporta cambios en la ejecución de los procesos y en la utilización de los sistemas de información, impactando tanto en el negocio como en las personas.

Para que nuestros equipos sean productivos desde el principio, deberemos acordar una gestión del cambio adecuada, controlada y planificada que involucre a los implicados, incluso mediante la realización de acciones formativas.

 

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